Checkliste: Welche Prozesse eignen sich für Automatisierung?

Digitale Transformation und Prozessautomatisierung haben sich von einem optionalen Zusatz zu einem geschäftskritischen Erfolgsfaktor entwickelt. Unternehmen aller Größen stehen vor der Aufgabe, ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten, um im Wettbewerb bestehen zu können. Dabei müssen sie auf praktikable Lösungen setzen, die ohne hohe Fachexpertise umsetzbar sind.

Die folgenden verlinkten Tools sind keine Affiliate-Empfehlungen, sondern dienen ausschließlich als Beispiele. Wir empfehlen euch, eigene Recherchen durchzuführen, um die für euer Unternehmen am besten geeigneten Lösungen zu finden.

Bevor ihr konkrete Automatisierungsprojekte startet, solltet ihr eine systematische Bestandsaufnahme vornehmen. Die erfolgreichste Automatisierungsstrategie beginnt mit der Analyse bestehender Geschäftsprozesse. Automatisierung funktioniert optimal bei Prozessen mit bestimmten Charakteristika:

• sich wiederholende Aufgaben, die regelmäßig in gleicher Art und Weise durchgeführt werden
• regelbasierte Entscheidungen nach klaren Wenn-dann-Logiken
• zeitaufwendige Prozesse, die unverhältnismäßig viele Ressourcen binden
• fehleranfällige Aufgaben, bei denen menschliche Fehler häufig auftreten
• Prozesse mit standardisierten Datenformaten und strukturierten Eingabedaten

Eine der zugänglichsten Automatisierungen betrifft die intelligente Verteilung eingehender E-Mails. Wenn euer Posteingang täglich mit verschiedenen Anfragen überflutet wird, könnt ihr mit einfachen Regeln bereits erhebliche Zeitersparnis erzielen:

• Angebots-Anfragen automatisch an den Vertrieb weiterleiten
• Rechnungsfragen direkt an die Buchhaltung übertragen
• Support-Tickets an den Kundenservice mit Kopie an die Geschäftsführung senden

Diese Automatisierung lässt sich bereits mit Standard-E-Mail-Programmen wie Microsoft Outlook oder Gmail durch Filterregeln realisieren – ohne zusätzliche Software oder Kosten.

Moderne KI-Chatbots gehen deutlich über einfache vorgefertigte Antworten hinaus. Sie analysieren eingehende Nachrichten und generieren personalisierte Antworten, die auf den spezifischen Kontext eingehen. Dadurch erhalten eure Kunden auch außerhalb der Geschäftszeiten kompetente Unterstützung. Ein gut konfigurierter Chatbot kann folgende Aufgaben übernehmen:

• häufige Fragen sofort und präzise beantworten
• komplexe Anfragen an die zuständigen Angestellten weiterleiten
• Kundendaten erfassen und Leads qualifizieren
• mehrsprachige Kommunikation ermöglichen

Besonders wertvoll wird diese Automatisierung, wenn ihr regelmäßig ähnliche Kundenanfragen bearbeitet oder internationale Kunden betreut.

Falls ihr regelmäßig ähnliche Dokumente wie Verträge, Angebote oder Berichte erstellt, verschwendet ihr wahrscheinlich viel Zeit mit repetitiven Eingaben. Automatisierte Dokumentenerstellung wie die vom deutschen Unternehmen Scriptomat kann diese Arbeitszeit drastisch reduzieren. Statt jedes Dokument manuell anzupassen, erstellt ihr einmalig intelligente Vorlagen:

• Formulare, die automatisch in Word-Vorlagen übertragen werden
• bedingte Textbausteine, die nur bei bestimmten Sachverhalten erscheinen
• automatische Übernahme von Kundendaten in Verträge und Dokumente

Der Zeitgewinn ist erheblich: Unternehmen berichten von einer Reduktion der Dokumentenerstellungszeit um bis zu 90 Prozent. Was früher Stunden dauerte, erledigt sich nun in wenigen Minuten.

Noch einen Schritt weiter geht die automatisierte Dateneingabe durch OCR-Technologie. Wenn ihr täglich Rechnungen, Verträge oder andere Papierdokumente manuell in euer System eingebt, kostet das nicht nur Zeit, sondern birgt auch Fehlerrisiken. Moderne OCR-Systeme erkennen Text in gescannten Dokumenten und übertragen die Daten automatisch in eure bestehenden Programme. Diese Technologie skaliert mit euren Anforderungen und wird mit der Zeit immer präziser.

Wenn euer Geschäftsmodell auf Terminen basiert, kennt ihr das Problem: Telefonate zur Terminvereinbarung unterbrechen andere Arbeit, Kunden rufen außerhalb der Geschäftszeiten an und Terminabsagen erfordern aufwendige Umplanungen. Online-Terminbuchungssysteme wie das vom deutschen Toolprovider Brevo lösen diese Herausforderungen elegant:

• Kunden können rund um die Uhr selbstständig Termine buchen.
• automatische Synchronisation mit eurem bestehenden Kalender
• Erinnerungsbenachrichtigungen per E-Mail oder SMS reduzieren No-Shows.
• integrierte Videoanruf-Funktionen für Onlinetermine

Diese Automatisierung eignet sich besonders für Beratungsunternehmen, Arztpraxen, Dienstleister und Coaches. Der Nutzen geht über reine Zeitersparnis hinaus: Eure Kunden schätzen die Flexibilität und ihr könnt euch auf eure Kernkompetenzen konzentrieren, statt administrative Aufgaben zu erledigen.

Social-Media-Marketing erfordert konstante Präsenz, doch die tägliche manuelle Pflege verschiedener Kanäle bindet wertvolle Arbeitszeit. Automatisierungstools wie das britische Hootsuite können diese Belastung erheblich reduzieren, ohne dass eure Onlinepräsenz darunter leidet:

• Cross-Posting: Ein Beitrag wird automatisch auf mehrere Plattformen verteilt.
• zeitgeplante Veröffentlichungen zu optimalen Zeiten, auch wenn ihr nicht am Computer sitzt
• Wiederverwendung erfolgreicher Evergreen-Inhalte in regelmäßigen Abständen
• KI-gestützte Anpassung von Posts für verschiedene Plattformen

Der Schlüssel liegt darin, eine Balance zwischen Automatisierung und authentischer Kommunikation zu finden. Während sich Ankündigungen und Informationsbeiträge gut automatisieren lassen, sollten Antworten auf Kommentare und persönliche Interaktionen weiterhin manuell erfolgen.

E-Mail-Marketing bietet noch größeres Automatisierungspotenzial. Statt jeden Newsletter manuell zu versenden, könnt ihr ganze Kommunikationsketten aufbauen, die automatisch auf Kundenverhalten reagieren. Neue Kunden erhalten mit Tools wie dem deutschen Rapidmail eine durchdachte Willkommens-Serie, die sie schrittweise mit eurem Unternehmen vertraut macht. Geburtstags- und Jubiläumsgrüße stärken die Kundenbindung, ohne dass ihr jeden Termin im Blick behalten müsst. Besonders wertvoll sind Reaktivierungskampagnen für inaktive Abonnenten und personalisierte Produktempfehlungen basierend auf bisherigem Kaufverhalten.

Regelmäßige Berichte zu erstellen, kostet viel Zeit und bindet qualifizierte Angestellte für repetitive Aufgaben. Dabei lassen sich viele Reporting-Prozesse vollständig automatisieren. Moderne Systeme sammeln Daten aus verschiedenen Quellen, bereiten sie auf und versenden die fertigen Berichte an die relevanten Empfänger:

• wöchentliche Umsatzberichte für die Geschäftsführung
• monatliche Kundenanalysen für das Marketing-Team
• automatische Warnmeldungen bei kritischen Kennzahlen
• individuelle Dashboards für verschiedene Abteilungen

Der finanzielle Nutzen ist messbar: Studien zeigen Kosteneinsparungen von bis zu 35 Prozent durch automatisierte Berichtssysteme. Gleichzeitig erhalten Entscheidungsträger ihre Informationen pünktlicher und in konsistenter Qualität.

Papierbasierte Genehmigungsprozesse verlangsamen Arbeitsabläufe und schaffen Intransparenz. Digitale Workflow-Systeme wie das vom deutschen Anbieter Amagno beschleunigen diese Prozesse erheblich und bieten vollständige Nachverfolgbarkeit. Statt Dokumente physisch weiterzureichen, werden Genehmigungsanfragen automatisch an die zuständigen Personen weitergeleitet. Bei Verzögerungen greifen Eskalationsmechanismen, und mobile Apps ermöglichen Genehmigungen von unterwegs.

Besonders in der Personalverwaltung zeigt sich der Nutzen der Automatisierung deutlich. HR-Abteilungen verbringen oft übermäßig viel Zeit mit administrativen Aufgaben, die sich standardisieren lassen:

• automatisierte Generierung neuer Arbeitsverträge basierend auf Vorlagen
• Digitale Onboarding-Checklisten führen neue Angestellte durch alle notwendigen Schritte.
• Urlaubsanträge durchlaufen automatische Genehmigungs-Workflows.
• Compliance-Anforderungen werden systematisch getrackt und dokumentiert.

Diese Automatisierungen reduzieren nicht nur Arbeitsaufwand, sondern minimieren auch rechtliche Risiken durch konsistente Prozesse.

Die gute Nachricht: Moderne Automatisierungstools erfordern keine Programmierkenntnisse mehr. No-Code- und Low-Code-Plattformen ermöglichen es euch, komplexe Workflows per Drag-and-Drop zu erstellen. Hier sind bewährte Plattformen für verschiedene Anwendungsbereiche:

Workflow-Automatisierung:

• Microsoft Power Automate: ideal bei bestehender Office-365-Umgebung
• Zapier: verbindet über 8.000 verschiedene Apps miteinander
• Make (ehemals Integromat): besonders stark bei komplexeren Automatisierungen
• Click.tools: deutsche Plattform mit intuitivem Interface

KI-Integration ohne Komplexität: Künstliche Intelligenz ist heute für jedes Unternehmen zugänglich. Ihr müsst nicht monatelang KI-Systeme entwickeln - viele Lösungen lassen sich sofort nutzen:

• ChatGPT und ähnliche Tools für Texterstellung und Kundenkommunikation
• OCR-Services für automatisierte Dokumentenerkennung
• Übersetzungstools wie DeepL für mehrsprachige Kommunikation
• Analyse-KI für Datenauswertung und Reporting

Der Schlüssel liegt darin, mit einfachen Integrationen zu beginnen und schrittweise komplexere Automatisierungen aufzubauen.

Der größte Fehler bei Automatisierungsprojekten ist, zu ambitioniert zu starten. Beginnt stattdessen mit einfachen Automatisierungen, die schnelle Erfolge zeigen und euer Team motivieren:

Phase 1: Quick Wins identifizieren

• E-Mail-Filterregeln und automatische Weiterleitung einrichten
• einfachen Chatbot für häufige Fragen implementieren
• automatisierte Terminerinnerungen aktivieren
• Social-Media-Planungstools einführen

Diese Maßnahmen könnt ihr meist innerhalb weniger Tage umsetzen und sofort Verbesserungen spüren.

Phase 2: Prozesse vor Automatisierung optimieren

Bevor ihr komplexere Automatisierungen angeht, solltet ihr eure bestehenden Prozesse kritisch hinterfragen. Automatisierung verstärkt sowohl effiziente als auch ineffiziente Abläufe. Eliminiert überflüssige Schritte, standardisiert Arbeitsabläufe, definiert klare Verantwortlichkeiten und dokumentiert die optimierten Prozesse.

Phase 3: Skalierung und Integration

Nach erfolgreichen Pilotprojekten könnt ihr komplexere Automatisierungen angehen: Integration verschiedener Systeme, Workflow-übergreifende Automatisierungen, KI-basierte Entscheidungsfindung und Predictive Analytics mit Machine Learning.

Automatisierung rechtfertigt sich nur, wenn sie messbare Verbesserungen bringt. Erfolgreiche Projekte zeigen laut dem amerikanischem SaaS-Anbieter Asana folgende Ergebnisse:

Quantifizierbare Vorteile:

• 40 bis 60 Prozent Zeiteinsparung bei Routineaufgaben
• bis zu 90 Prozent weniger manuelle Fehler
• 20 bis 35 Prozent niedrigere Betriebskosten
• verbesserte Kundenzufriedenheit durch schnellere Bearbeitung

Wichtige Kennzahlen zur Erfolgsmessung:

• Durchlaufzeiten von Prozessen vor und nach Automatisierung
• Fehlerquoten und deren Entwicklung
• Angestelltenzufriedenheit und Produktivitätssteigerung
• Kundenzufriedenheitswerte und Response-Zeiten
• konkrete Kosteneinsparungen pro automatisiertem Prozess

Dokumentiert diese Kennzahlen regelmäßig, um den ROI eurer Automatisierungsinvestitionen zu belegen und weitere Projekte zu rechtfertigen.

Automatisierungsprojekte scheitern oft an vermeidbaren Fehlern. Hier die häufigsten Stolpersteine und praktische Lösungsansätze:

Problem – Überforderung durch zu komplexe Startprojekte: Viele Teams wählen als erstes Projekt eine unternehmensweite Lösung und scheitern an der Komplexität. Beginnt stattdessen mit überschaubaren Automatisierungen in einem einzelnen Bereich und erweitert schrittweise.

Problem – mangelnde Integration zwischen Systemen: Verschiedene Tools sprechen oft nicht miteinander, was zu Datensilos führt. Wählt von Anfang an API-basierte Lösungen, die sich flexibel mit euren bestehenden Systemen verbinden lassen.

Problem – Widerstand der Angestellten: Automatisierung wird oft als Bedrohung für Arbeitsplätze wahrgenommen. Bindet euer Team frühzeitig ein, erklärt transparent die Vorteile und investiert in Schulungen. Angestellte, die Automatisierung mitgestalten, werden zu euren stärksten Unterstützern.

Problem - unklare Verantwortlichkeiten: Ohne klare Zuständigkeiten versanden Automatisierungsprojekte schnell. Definiert eindeutige Rollen und etabliert Automatisierungs-Champions in den jeweiligen Abteilungen, die als Ansprechpartner fungieren.

Künstliche Intelligenz entwickelt sich vom teuren Industrie- zum omnipräsenten Standardwerkzeug. Unternehmen sollten sich frühzeitig mit KI-basierten Automatisierungen vertraut machen, einschließlich generativer KI für Content-Erstellung, Predictive Analytics für vorausschauende Prozessoptimierung und Natural Language Processing für erweiterte Kundenkommunikation.

Der Trend geht zur Verknüpfung verschiedener Automatisierungstechnologien: RPA (Robotic Process Automation) kombiniert mit KI, Process Mining zur automatischen Prozessoptimierung und End-to-End-Automatisierung kompletter Geschäftsprozesse.

Erfolgreiche Prozessautomatisierung ist keine Frage der Unternehmensgröße oder des verfügbaren IT-Budgets. Entscheidend sind die richtige Herangehensweise und die Fokussierung auf praktikable Lösungen, die echten Mehrwert schaffen. Die wichtigsten Erfolgsfaktoren sind: klein beginnen mit einfachen, aber wirkungsvollen ersten Projekten, No-Code-Tools nutzen, da moderne Plattformen keine Programmierkenntnisse erfordern, das Team involvieren, da Angestellte die besten Experten für ihre eigenen Arbeitsprozesse sind, den Erfolg messen durch klare KPIs und kontinuierliche Überwachung sowie langfristig denken, da Automatisierung ein fortlaufender Prozess ist.

Bild: KI-generiert mit Sora