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17 Zeitmanagement-Methoden im Überblick

17 Zeitmanagement-Methoden im Überblick - Golem Karrierewelt

Sucht man im Internet nach Methoden zum Zeitmanagement, fühlt man sich schnell von der Fülle an Vorschlägen erschlagen. Wir haben die 17 gängigsten Methoden für den ultimativen Überblick zusammengestellt.

Zeit ist Geld und Organisation ist alles. Gut, dass es durchdachte Ansätze gibt, die den Umgang mit der zur Verfügung stehenden Zeit erleichtern. Von ausgeklügelt bis supersimpel ist alles dabei. Sämtliche Methoden lassen sich dabei sowohl im beruflichen als auch im privaten Kontext effektiv einsetzen und bei Bedarf modifizieren.

Die Methoden

1. Die Pomodoro-Technik:
Diese Methode verwendet einen Timer, um Arbeitsintervalle (genannt Pomodori) von typischerweise 25 Minuten Länge, gefolgt von einer kurzen Pause von 5 Minuten, einzurichten. Nach vier Pomodori nimmt man eine längere Pause von etwa 15-30 Minuten. Durch die regelmäßigen Pausen wird die geistige Erschöpfung reduziert und die Konzentrationsfähigkeit erhöht.

2. Die Eisenhower-Matrix: Bei dieser Methode teilt man Aufgaben in vier Kategorien ein: “dringend und wichtig”, “wichtig, aber nicht dringend”, “dringend, aber nicht wichtig” und “weder dringend noch wichtig”. Dies hilft dabei, Prioritäten zu setzen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Die Eisenhower-Matrix ermöglicht eine bessere Entscheidungsfindung bei der Auswahl von Aufgaben, die sofort erledigt oder später angegangen werden sollten.

3. Getting Things Done (GTD): eine umfassende Methode von David Allen, die darauf abzielt, alle anstehenden Aufgaben in einem verlässlichen System zu organisieren und zu verwalten. Die Methode besteht aus fünf Schritten: Sammeln, Verarbeiten, Organisieren, Ausführen und Überprüfen. Das populäre Verfahren kann helfen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, effizienter zu arbeiten, Stress abzubauen und ein Gefühl von Kontrolle und Produktivität zu vermitteln.

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4. Time Blocking: Bei dieser Methode plant man feste Zeiträume für bestimmte Aufgaben im Voraus, ähnlich wie man Termine in einen Kalender einträgt. Dadurch wird die verfügbare Zeit effizienter genutzt und Ablenkungen minimiert. Time Blocking hilft, Ablenkungen zu reduzieren und die Arbeit in fokussierten Blöcken zu erledigen.

5. Timeboxing: Bei dieser Methode wird für jede Aufgabe ein fester Zeitrahmen, eine sogenannte Timebox, festgelegt. Dabei werden große Aufgaben in kleinere Teilaufgaben aufgeteilt, die in angemessenen Zeitintervallen erledigt werden. Timeboxing hilft, zielgerichtet zu arbeiten und sich den Zielen Schritt für Schritt zu nähern.

6. Die 2-Minuten-Regel: Wenn eine Aufgabe in weniger als zwei Minuten erledigt werden kann, sollte man sie sofort erledigen, anstatt sie aufzuschieben. Diese Methode hilft, kleine Aufgaben schnell abzuarbeiten und das Aufschieben zu reduzieren. Sie trägt zu einer insgesamt höheren Produktivität bei.

7. Die 80/20-Regel (Pareto-Prinzip): Diese Methode besagt, dass 80 Prozent der Ergebnisse aus 20 Prozent der Anstrengungen resultieren. Indem man sich auf die wichtigsten 20 Prozent der Aufgaben konzentriert, kann man seine Produktivität maximieren. Das Pareto-Prinzip hilft, Ressourcen und Zeit auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren.

8. Die 1-3-5-Regel: eine Priorisierungsmethode, bei der man jeden Tag eine große Aufgabe (1), drei mittlere Aufgaben (3) und fünf kleinere Aufgaben (5) auswählt und erledigt. Dadurch wird der Fokus auf das Wesentliche gelenkt und die Effizienz gesteigert. Diese Regel sorgt für eine ausgewogene Mischung aus großen, mittleren und kleinen Aufgaben, um den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten.

9. Die ABC(DE)-Methode: Aufgaben werden nach Priorität in die Kategorien A (höchste Priorität), B (mittlere Priorität), C (geringe Priorität) und erweitert in D (delegierbar) und E (eliminierbar) eingeteilt. Dies ermöglicht es, Aufgaben effizienter zu priorisieren und anzugehen. Die Methode fördert eine systematische Herangehensweise an Aufgaben, wodurch Zeitverschwendung reduziert und die Produktivität gesteigert wird.

10. Die Zeitflussanalyse: Die Zeitflussanalyse ist eine Methode, um Zeitfresser zu identifizieren und produktiver zu werden. Dabei wird die eigene Zeit über einen bestimmten Zeitraum protokolliert und ausgewertet, um ineffiziente Gewohnheiten zu erkennen und Verbesserungen umzusetzen.

11. Der 60-60-30-Arbeitsrhythmus: Hier wird der Arbeitstag in Blöcke von 60 Minuten Arbeit und 30 Minuten Pause eingeteilt. Damit soll ein optimales Gleichgewicht zwischen Arbeitsbelastung und Erholung geschaffen werden, um Erschöpfung und Burnout zu vermeiden. Es gibt jedoch auch alternative Rhythmen, die besser an die individuellen Arbeitsbedürfnisse angepasst werden können.

12. Die 10-10-10-Methode: Ähnlich wie das Pareto-Prinzip ist die 10-10-10-Methode eher ein Reflexionstool. Sie ist eine Entscheidungshilfe, bei der man sich fragt, wie sich eine Entscheidung in 10 Minuten, 10 Monaten und 10 Jahren auf das eigene Leben auswirkt. Dadurch kann man sich bewusster für oder gegen eine Entscheidung entscheiden und die langfristigen Konsequenzen berücksichtigen.

13. Die Eat-the-Frog-Methode: So nannte der amerikanische Autor Brian Tracy den Ansatz, die unangenehmste Aufgabe (den "Frosch") zu Beginn des Tages zu erledigen, um das Gefühl der Erleichterung und des Erfolgs für andere Aufgaben zu nutzen. Es fällt uns leicht, wichtige und möglicherweise schwierige Aufgaben aufzuschieben und zu prokrastinieren. Dem können wir jedoch entgegenwirken, indem wir genau diese unangenehmen Aufgaben zuerst erledigen und uns dann den angenehmeren Tätigkeiten zuwenden. Also quasi “erst die Arbeit, dann das Vergnügen”.

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14. Die ALPEN-Methode: ALPEN steht für "Aufgaben notieren, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen und Nachkontrolle durchführen". Dabei werden Aufgaben gezielt und realistisch geplant, um Zeit effektiver zu nutzen und Stress und Überlastung zu vermeiden. Die Methode erfordert jedoch auch eine gewisse Planungsdisziplin und Flexibilität, um unvorhergesehene Ereignisse und Änderungen zu berücksichtigen.

15. Die Ivy-Lee-Methode: Diese Methode wurde vom Produktivitätsberater Ivy Lee entwickelt und besteht darin, am Ende eines Arbeitstages eine Liste mit den sechs wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag zu erstellen. Diesen beginnt man mit der ersten Aufgabe und arbeitet sich in der Reihenfolge der Liste vorwärts, bis alle Aufgaben erledigt sind. Nicht erledigte Aufgaben werden auf die Liste für den nächsten Tag übertragen.

16. Kanban: Eigentlich ein Organisations-Framework, kann Kanban auch als Zeit-Management-Methode eingesetzt werden, um die Effizienz und Produktivität bei der Bearbeitung von Aufgaben und Projekten zu verbessern. Hierbei wird das Kanban-Board genutzt, um Aufgaben in Spalten (Swimlanes) zu visualisieren und ihren Fortschritt durch verschiedene Phasen des Arbeitsablaufs zu verfolgen. Durch die Konzentration auf eine begrenzte Anzahl von Aufgaben, die gleichzeitig bearbeitet werden können, wird verhindert, dass sich das Team in zu vielen Aufgaben verliert oder überlastet wird.

17. Die To-do-Liste: Abschließend sei noch die klassische To-do-Liste erwähnt. Auch sie ist eine Methode des Zeitmanagements, um Aufgaben und Tätigkeiten zu organisieren und Prioritäten zu setzen. Sie hilft, den Überblick über alle anstehenden Aufgaben zu behalten, diese zu priorisieren und somit effizienter zu erledigen. Ihre Einfachheit macht sie so wirkungsvoll: Ob altmodisch auf Papier oder digital, sie hilft, den Kopf freizubekommen und Stress abzubauen.

Diese Methoden können einzeln oder in Kombination angewendet werden, je nach persönlichen Bedürfnissen und Vorlieben. Es ist wichtig, die Methode auszuwählen, die dem individuellen Arbeitsstil und den individuellen Zielen am besten entspricht.

Allgemeine Tipps

Allgemein kann es helfen, den Tag in kleinere Einheiten einzuteilen, um diese präziser und nachvollziehbarer bewältigen zu können. Dabei ist es sinnvoll, Zeitpuffer einzuplanen, um unvorhergesehene Ereignisse oder Verzögerungen besser berücksichtigen zu können und die Zeit effektiver zu nutzen. Eine weitere große Hilfe kann das Niederschreiben der eingesetzten Methode, der zu erledigenden Aufgaben und deren Erledigungsstatus sein, wie bei der To-do-Liste. Somit kann man die Informationen, die man gedanklich festhält, loslassen und sich besser konzentrieren. Wichtig ist es ebenfalls, die Zeitmanagementstrategie regelmäßig zu überprüfen und anzupassen, um sicherzustellen, dass sie effektiv ist und den eigenen Bedürfnissen entspricht.

Das eigene Zeitmanagement kann man auch verbessern, indem man darauf achtet, elektronische Ablenkungen zu vermeiden und einen aufgeräumten Arbeitsplatz zu pflegen, was wiederum die Konzentration fördern kann. Durch das Zusammenfassen ähnlicher Aufgaben kann man das unnötige Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Anwendungen reduzieren. Generell sollte Multitasking vermieden werden, um effizienter zu arbeiten und bestenfalls einen "Flow-Zustand" zu erreichen. Wichtig ist auch, dass Pausen und Regenerationsphasen nicht vernachlässigt werden, denn sie dienen der Erholung, die letztlich für die Produktivität entscheidend ist.

 

Bild: Drew Williams / Pexels

aktualisiert am 29.4.2024 

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