Wer frisch in einen IT-Freelancer-Job startet, hat oft keine Ahnung, was er oder sie pro Stunde oder Tag verlangen kann. Wir geben Tipps für die Verhandlungen.

Von Marvin Engel

Viele frische Freiberufler starten mit dem Irrglauben, dass sie entweder alles für jeden Preis machen sollten oder direkt höchste Honorare verlangen können. Diese Unter- oder Übertreibung ist ein deutliches Zeichen dafür, dass die Arbeitsrealität noch ein ganzes Stück entfernt liegt. Als langjährig freiberuflicher Projektmanager für viele unterschiedliche Unternehmen weiß ich, auf welche Schwierigkeiten sich IT-Freiberufler bei Honorarverhandlungen einstellen müssen und wie sie näher an den gewünschten Betrag kommen - und auch näher an die Realität.

Los geht es mit Vernetzung und Selbstpräsentation. Wer seine Stärken gut präsentiert, hat eine gute Ausgangsposition für Verhandlungen. Dabei hilft Freiberuflern eine eigene Internetpräsenz enorm. Nicht nur, dass der eigene Lebenslauf und die eigenen Errungenschaften schöner als in jedem PDF-Dokument in Szene gesetzt werden können. Es ist auch ein einfacher Weg, eine digitale Visitenkarte zu erstellen.

Zusätzlich lohnt sich Engagement in den sozialen Medien. Ich würde jedem Freiberufler empfehlen, mindestens Xing, LinkedIn und Facebook zu bespielen. Allein mit diesen drei großen sozialen Netzwerken kann eine Vielzahl von Kontakten geknüpft und Akquise betrieben werden. Natürlich kann man sich als Freiberufler auch auf Snapchat oder Tiktok neue Kontakte beschaffen und ein Netzwerk aufbauen. Gerade Xing und LinkedIn sind laut aktuellen Statistiken aber gerade bei IT-Leuten sehr stark nachgefragt.

Als Referenz Personen nennen, mit denen man zusammengearbeitet hat

Ein gutes Netzwerk hilft, den eigenen Wert zu erhöhen und an neue Aufträge zu gelangen. Wer viele Kontakte hat, hat gerade in sozialen Netzwerken eine größere Reichweite. Aber ein Netzwerk sollte auch über die sozialen Medien hinausgehen.

Mein Eindruck ist, dass ein persönlicher Kontakt mehr wert ist als ein Onlinekontakt. Mir hat es stets geholfen, bei einem Auftraggeber eines abgeschlossenen Projekts einen persönlichen Ansprechpartner als Referenz für künftige Auftraggeber zu erfragen - jemanden, der mich weiterempfehlen würde und den potenzielle neue Kunden persönlich fragen können, wenn sie sich über meine Arbeitsleistung informieren möchten. Solche Kontakte können viele Türen öffnen und man sollte die Effektivität von Mundpropaganda nicht unterschätzen.

In eine Projektverhandlung auf persönliche Empfehlung zu gehen, ist wohl die beste Ausgangssituation. Da greift das gleiche Prinzip, das auch schon in einer Studie des Marktforschungsunternehmens Nielsen ermittelt wurde. Dabei wurden mehr als 25.000 Internetnutzer in 50 Ländern zu ihrem Vertrauen in unterschiedliche Werbeformen befragt. Demnach glauben 90 Prozent der Befragten dem, was Bekannte ihnen über Marken und Produkte erzählen.

Mit geschäftlichen Kontakten verhält es sich meiner Erfahrung nach ähnlich. Wenn wir von einem geschätzten Kollegen oder einer geschätzten Kollegin eine Empfehlung bekommen, glauben wir dieser auch.

Ist der Kontakt zu einem interessierten Kunden hergestellt und Honorarverhandlungen stehen bevor, kommt die Vorbereitung.

Die wichtigsten Fragen vor der Honorarverhandlung

Bevor es in die Verhandlung geht, mache ich mir immer über die folgenden Fragen Gedanken:

Erste Frage: Was sind die branchenüblichen Preise? Es ist vollkommen in Ordnung, wenn man sich selbstbewusst etwas über den branchenüblichen Preisen einstuft. Dafür muss man diese Preise allerdings überhaupt erst kennen. Was verdienen Kolleginnen und Kollegen, die etwas Ähnliches machen? Webseiten wie Gehalt.de oder Glassdoor.de können bei einer ersten Einschätzung helfen.

Aber auch Foren für Freiberufler sind interessant, denn dort schreiben viele von ihren Erfahrungen und dem aktuellen Gehaltsgefüge. Allerdings sollten diese Preise nur als ungefährer Richtwert für die eigene Idee dienen. Denn aus eigener Erfahrung weiß ich, dass es eine große Bandbreite gibt.

Allgemein kann man sagen: Je mehr Erfahrung, desto besser ist der Verdienst. Es gibt aber auch Ausnahmen von dieser Regel - wenn ein IT-Freelancer zum Beispiel eine sehr stark nachgefragte und schwere Programmiersprache beherrscht. Dann kann man auch ohne viel Erfahrung als Freiberufler ein ordentliches Honorar beziehen. Es gilt also auch: je spezieller die Expertise, desto besser die Entlohnung.

Zweite Frage: Wer beauftragt mich? Eine wichtige Frage lautet: Verhandelt man direkt mit dem Endkunden oder sind beispielsweise Personalvermittler involviert? Das ist einerseits für die Kommunikationsstrategie wichtig, andererseits hat es deutlichen Einfluss auf den Preis, den man verlangen kann. Je mehr Parteien im Vermittlungs- und Verhandlungsprozess mitmischen, desto schwieriger wird es, die eigenen Wünsche umzusetzen.

In meinem Fall sind beispielsweise sehr oft Personalvermittler beteiligt. Sie haben den direkten Kontakt zu den Kunden und zu mir, dem Freiberufler. Sie treten als Vermittler auf, kümmern sich um die Akquise und alles Vertragliche. Das ist durchaus entspannend, da viele wichtige Aufgaben auf dem Weg zum Projekt bereits übernommen werden. Es bedeutet aber auch, dass für die Vermittlung bezahlt werden muss.

Meist geschieht das, indem die Vermittler auf meinen angezeigten Stunden-/Tagespreis einen bestimmten Prozentsatz für den Kunden aufschlagen. Den genauen Anteil kennt man als Freiberufler selten. Das kann unter Umständen dazu führen, dass man als Freiberufler gar nicht genau weiß, welchen Preis Kunden für die eigene Arbeit zahlen.

Mir wurde schon öfter in Projekten (direkt oder durch die Blume) gesagt, dass es ja auch recht teuer sei, einen Freelancer zu beschäftigen. Über Umwege habe ich auch mal erfahren, was das genau in Zahlen bedeutet. Die Diskrepanz zwischen meinem Einkommen und dem was der Kunde bezahlte, war erstaunlich.

Dritte Frage: Wie viel will ich verdienen und was will ich dafür tun? Die Antworten auf diese Fragen sind schwerer, als viele vielleicht denken. Heutzutage ist Freizeit eine echte Währung geworden. Nicht nur Festangestellte beziehen mittlerweile die Work-Life-Balance in die Auswahl ihres Arbeitgebers ein. Wenn man sich als Freiberufler bereits eine gewisse Flexibilität erarbeitet hat, möchte man diese womöglich nicht durch einen freiberuflichen 60-Stunden-Job wieder hergeben.

Oder man möchte vielleicht gerade sehr viel arbeiten und dafür auch viel verdienen, mehr als in einem regulären 40-Stunden-Job. Beides ist möglich, es sollte nur vorher klar sein, in welche Richtung es gehen soll. So kann man in der Verhandlung für einen Auftrag oder ein Projekt Grenzen setzen und den eigenen Standpunkt klarmachen.

Ich erkläre zum Beispiel oft, dass ich für meinen Tagessatz auch gerne die Extrameile gehe und für mich die Stempeluhr kein Arbeitszeitmodell ist. Ich würde immer lieber Tagessätze als Stundensätze verhandeln. Einen Tag kann ich mir besser selbst einteilen; andererseits ist bei stundengenauer Abrechnung das Risiko für unbezahlte Überstunden etwas geringer, da die Tätigkeiten oft detailliert auf einem Stundenzettel nachgewiesen werden können.

Um gut zu verhandeln, braucht man Selbstbewusstsein und Gelassenheit, und dazu gehört es, einschätzen zu können, was die eigene Arbeit wert ist und welche Erfahrungen und Stärken man als Verhandlungsmasse einbringen kann.

Theoretische Kenntnisse sind oft nicht wichtig

Anfänger, die als Freelancer über ihr Honorar verhandeln, sollten sich Folgendes vor Augen führen: Anzufangen bedeutet nicht, dass man einfach alles für jeden Preis machen muss. Gleichzeitig bedeutet eine gute Ausbildung allein auch noch nicht, dass man als Anfänger einen hohen Preis wert ist.

In Coaching Sessions höre ich öfter, dass man ja immerhin einen Master-Titel habe und der einiges wert sei. Aus der Praxis kann ich berichten, dass ich noch nie nach meinem Master-Zeugnis für ein freies Projekt gefragt wurde. Ich habe im Studium viel gelernt und bin stolz auf meine Abschlüsse, aber ich habe selten mit Unternehmen zu tun gehabt, die bei Freiberuflern auf diese Art der Qualifikation achten.

Natürlich ist es vorteilhaft, wenn man theoretisches Wissen anhand von Abschlüssen und Zertifikaten vorweisen kann. Fortbildungen für gefragte Skills sind nie ein Nachteil. Ich erlebe es jedoch oft, dass es vor allem auf die Praxiserfahrung ankommt. "Haben Sie bereits größere Teams geleitet?" - "Welche Erfahrungen konnten Sie sammeln?" - "Kennen Sie diese oder jene Technik aus der Praxis?" Diese Fragen höre ich immer wieder. Mein Scrum-Master-Zertifikat wird hingegen oft nur nickend zur Kenntnis genommen. Es ist für viele Unternehmen deutlich wichtiger, wie viel Erfahrung man hat.

Wenn Erfahrung fehlt: andere Stärken betonen

Doch selbst wenn man die Erfahrungsfragen noch nicht umfangreich beantworten kann, bedeutet das wie gesagt nicht, dass man für jeden Preis arbeiten muss. Wenn ich in bestimmten Bereichen noch nicht viel Erfahrung habe, versuche ich den Fokus auf meine anderen Stärken zu legen. Vor allem Freiberufler sind oft bereit, sich schnell in neue Technologien, Arbeitsumgebungen und Projekte einzuarbeiten.

Deshalb wechseln sie oft die Unternehmen, arbeiten mit verschiedensten Teams zusammen und müssen in immer neuen Situationen beweisen, dass sie den Anforderungen gewachsen sind. Wenn ich in so eine Situation gerate, erkläre ich Kunden oft, dass ich zwar noch nicht viel Erfahrung in dem erforderlichen Bereich gesammelt habe, ich das aber außergewöhnlich schnell lernen kann - und dass ich genau das mehrfach schon in anderen Projekten bewiesen habe. Für den Fall der Fälle ist es allerdings vorteilhaft, wenn man direkt ein oder zwei Beispiele aus der eigenen Erfahrung nennen kann.

Für eine selbstbewusste Preisverhandlung würde ich mir zumindest in den Grundzügen das Projekt erst einmal genauer erklären lassen. Dann bekommt man auch ein besseres Gefühl, inwieweit die neue Aufgabe Ähnlichkeiten mit vergangenen Projekten hat. Dann fällt eine selbstbewusste Entscheidung leichter.

Hat man es geschafft, den eigenen Wert anzupreisen, geht es um konkrete Summen - und das ist nicht so einfach.

Lernen, über Geld zu sprechen

Verhandeln liegt nicht jedem, aber man kann es lernen. Gerade über Geld zu reden, ist oft nicht einfach. Vielen fällt es schwer, Summen zu nennen, den Wert ihrer Arbeit zu beziffern oder in einer Verhandlung zu bestehen, wenn die Gegenpartei handeln möchte. Dabei ist es wichtig, über Geld zu sprechen, als wäre es eine ganz natürliche Sache - was es auch ist.

Oft gibt es auch Unsicherheiten, über welche Summe man eigentlich spricht. Wir sind es gewohnt, beim Einkaufen über Netto-Summen zu sprechen. Wenn ich einen Fernseher kaufe, bezahle ich zum Beispiel 599 Euro direkt von meinem Konto. Netto. Die Steuern sind inklusive. Wenn ich als Freiberufler ein Honorar bekomme, muss ich mit Bruttosummen rechnen. Denn von meiner Entlohnung muss ich Steuern zahlen, die Krankenkasse, die Altersvorsorge, meinen Strom, mein Equipment, meine Versicherung und vielleicht andere Freelancer, die mir zuarbeiten.

Schlussendlich gibt es auch eine Risikoprämie, denn als Freiberufler ist man aus einem Projekt auch sehr schnell wieder draußen - ohne Abfindung oder fortlaufende Bezahlung. Dieser Fakt ist wohl am schwierigsten zu vermitteln. Denn schnell fühlt sich der Kunde so, als würde er für Eventualitäten bezahlen, die gar nicht in seiner Verantwortung liegen. Aus diesem Grund rate ich dazu, diese Risikoprämie im Stillen für sich selbst zu berechnen. "Wie lange könnte ich die Zeit zum nächsten Projekt überbrücken, wenn dieses Projekt endet?" Ich plane stets mit einem Monat Einkommenspause.

Verhandeln ist eine Fähigkeit, die man lernen muss

Zur Verhandlung selbst: Auch ich musste erst einmal einschätzen lernen, wann es mein Gegenüber gut mit mir meint und wann eher der eigene Vorteil im Vordergrund steht. In einem Fall rief mich ein Personalvermittler an. Es ging um eine Vertragsverlängerung bei seinem Kunden, für den ich schon einige Zeit arbeitete. Meine Arbeit war geschätzt, der Kunde war zufrieden und deutete mir gegenüber immer wieder an, dass er das Projekt gern mit mir verlängern würde.

Besagter Vermittler sagte mir, dass wir den Vertrag verlängern könnten, dies aber wesentlich schneller ginge, wenn ich meinen Tagespreis um 50 Euro reduzieren würde. Er hatte angeblich mit dem Kunden darüber gesprochen.

In dieser Situation gingen mir viele Fragen durch den Kopf: Warum sollte eine Preisreduzierung zu einer schnelleren Vertragsverlängerung führen? Wem helfen diese 50 Euro am Ende des Tages? Dem Kunden oder eher dem Projektleiter und seiner Marge?

Durch die Sicherheit, die der Kunde mir zuletzt gegeben hatte, antwortete ich selbstbewusst, dass ich eine längere Wartezeit gerne in Kauf nehmen würde. Eine Preisreduzierung kam für mich nicht in Frage. Wäre ich unsicher gewesen, wäre ich womöglich auf das Angebot des Projektleiters eingegangen. Zu verlockend klang der schnelle Vertrag für einen Anfänger wie mich - ganz unabhängig davon, ob es wirklich schneller zu einer Vertragsverlängerung gekommen wäre. Es schien vielmehr ein vorgeschobener Grund zu sein.

Es ist wichtig, die eigene Position zu kennen und sich diese auch nicht aus- oder einreden zu lassen. Sicher gibt es diesen Markt, in dem viele Freiberufler ähnliche Dinge tun. Aber sind sie alle so erfahren? Können sie das, was ich kann? Sollte ich mir einreden lassen, nur einer von vielen zu sein? Selbstzweifel sind in Verhandlungen schlechte Ratgeber. Der Kunde spricht ja gerade mit mir, deshalb kann man in dieser Situation auch selbstbewusst auftreten.

Verhandeln in sozialen Netzwerken und per Chatnachricht

Auch in den sozialen Medien werde ich oft nach Tages- oder Stundensätzen gefragt und antworte mittlerweile direkt und unverblümt. Als ich in einem sozialen Netzwerk für ein Finanzunternehmen angefragt wurde und meinen Tagessatz schriftlich mitteilte, antwortete der Personalvermittler, dass dieser Preis ja schon sehr hoch sei. Ich schrieb zurück, dass ich die Finanzbranche ganz gut kennen und wissen würde, dass dieser Preis für die angefragte Tätigkeit absolut im Rahmen sei. Er war sehr überrascht über meine sehr direkte Art, meine gute Recherche und mein Selbstbewusstsein. Er antwortete, dass seine Äußerung "berufliche Routine" sei.

Auch wenn das für manche womöglich eine fragwürdige Strategie ist, verstehe ich natürlich, dass jeder für seine Seite verhandelt. Jeder versucht, den besten Preis für sich (oder sein Unternehmen) zu bekommen. Wenn der Personalvermittler meine Tätigkeit für einen günstigeren Preis bekommen hätte, wäre es sicher ein größerer Erfolg für ihn gewesen.

Genau aus diesem Grund ist es wichtig, den eigenen Wert und, wie weiter oben beschrieben, die branchenüblichen Preise ungefähr zu kennen. Dann wirkt man in Verhandlungen - egal ob schriftlich oder mündlich - gleich sicherer. Nach einem kurzen Hin und Her einigten wir uns auf einen etwas geringeren Preis als von mir angezeigt, was jedoch für mich immer noch in einem guten Verhältnis stand.

Beide Seiten waren zufrieden, da der Personalvermittler ebenfalls einen Verhandlungserfolg verbuchen konnte. Es ist also auch nicht schlimm, für den eigenen Stunden- oder Tagessatz bereits einen Verhandlungspuffer mit einzuplanen.

Kein Widerspruch: Träumen ist erlaubt, wenn man realistisch bleibt

Zusammenfassend kann man also festhalten, dass Freiberufler neben einem guten Skillset auch eine ansprechende Selbstpräsentation mitbringen sollten. Daneben sind Referenzen, persönliche Empfehlungen und der Mut, befreit über Geld zu sprechen, wichtige Bausteine, wenn man als Freiberufler über die eigene Entlohnung verhandelt.

Es ist wichtig zu wissen, was man kann. Das hat weniger etwas mit der Fähigkeit des Verkaufens zu tun. Denn ein guter Verkäufer bringt auch mittelmäßige Ware an den Mann oder die Frau. Sich der eigenen Stärken und Schwächen bewusst zu sein und diese offen und sicher zu präsentieren, wird in jeder Verhandlung Vorteile bringen.

Diese Eigenschaften, gepaart mit einem guten, stetig wachsenden Netzwerk, sind keine Garantie, aber eine sehr vorteilhafte Position, die für jeden Freiberufler möglich ist. Und dann darf man auch mal träumen.