Definition: Die Time-to-Fill beschreibt die Anzahl der Tage von der Stellenfreigabe bis zum Zeitpunkt, an dem eine Stelle tatsächlich besetzt wird (durch Vertragsunterschrift).

Aussagekraft und Nutzen: Die Time-to-Fill zeigt, wie lange es dauert, eine vakante Position zu besetzen. Eine lange Time-to-Fill kann auf ineffiziente Prozesse oder einen Mangel an qualifizierten Bewerbern hinweisen. Durch die Analyse dieser Kennzahl lassen sich Flaschenhälse im Recruiting-Prozess identifizieren und verbessern, was zur Erhöhung der Reaktionsfähigkeit des Unternehmens beiträgt.

Optimierung der Time-to-Fill

Die Time-to-Fill lässt sich durch gezielte Maßnahmen verkürzen, um den Einstellungsprozess effizienter zu gestalten und offene Positionen schnell mit qualifizierten Talenten zu besetzen:

• Präzise Stellenausschreibungen und Vorauswahl: Eine klar formulierte Stellenanzeige zieht gezielt qualifizierte Kandidaten an, was die Vorauswahl vereinfacht und Zeit spart. Effiziente Vorauswahlmethoden, etwa standardisierte Kriterien, beschleunigen zudem die Sichtung und Bewertung eingehender Bewerbungen.
  
  
• Technologieeinsatz: Bewerbermanagementsysteme (ATS) und automatisierte Tools unterstützen dabei, Bewerbungen schneller zu erfassen, weiterzuleiten und Folgeprozesse anzustoßen. Ein ATS vereinfacht die Nachverfolgung und ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Recruiting und Fachabteilung.
  
  
• Proaktive Rekrutierung: Aufbau eines Talentpools und aktive Ansprache von Kandidaten durch Networking und Social Media sorgen dafür, dass passende Talente bereits bei Bedarf zur Verfügung stehen, was dieTime-to-Fill erheblich verkürzt.
  
  
• Kandidatenzufriedenheit sicherstellen: Eine positive Candidate Experience reduziert Absprungraten und fördert schnelle Vertragsabschlüsse. Transparente Kommunikation und regelmäßige Updates während des gesamten Auswahlverfahrens stärken das Interesse und die Bindung der Kandidaten.
  
  
• Regelmäßiges Monitoring und Anpassung: Die kontinuierliche Analyse derTime-to-Fill und der gesamten Recruiting-Strategie hilft, aktuelle Engpässe zu erkennen und schnell auf Marktveränderungen zu reagieren.

Definition: Die Cost-per-Hire gibt die durchschnittlichen Kosten an, die für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters anfallen.

Berechnung:

Gesamtkosten des Recruitings (intern + extern) / Anzahl der Einstellungen

Die Kosten können dabei interne Aufwände (z. B. Personalstunden, Softwarekosten) und externe Aufwendungen (z. B. Jobanzeigen, Headhunting) umfassen.

Aussagekraft und Nutzen: Diese Kennzahl ist besonders wichtig für die Budgetplanung und -optimierung. Unternehmen können durch die Analyse von Cost-per-Hire herausfinden, ob bestimmte Recruiting-Kanäle effizienter genutzt oder alternative Lösungen, wie automatisierte Tools oder gezieltes Employer Branding, integriert werden können.

Optimierung der Cost-per-Hire

Die Cost-per-Hire lässt sich durch gezielte Maßnahmen optimieren, ohne die Qualität des Recruiting-Prozesses zu beeinträchtigen:

• Effiziente interne Prozesse: Eine klare Kommunikation mit Fachabteilungen und kürzere Abstimmungsphasen sorgen dafür, dass die Prozesse schlanker und schneller ablaufen. Regelmäßige Updates der eingehenden Bewerbungen im Bewerbermanagement-Tool reduzieren zeitliche und personelle Aufwände.
  
  
• Mitarbeiterempfehlungen und Active Sourcing: Mitarbeiterempfehlungsprogramme und Active Sourcing bieten kosteneffiziente Alternativen zur klassischen Ausschreibung, da durch bestehende Netzwerke gezielt Talente angesprochen werden. Auch die Ansprache über Plattformen wie Linkedin steigert die Qualität der Bewerber und verringert teure externe Kosten.
  
  
• Stärkung des Employer Brandings: Eine starke Arbeitgebermarke zieht automatisch mehr qualifizierte Kandidaten an und reduziert den Einsatz teurer Recruiting-Kanäle. Unverwechselbare Alleinstellungsmerkmale und konsistente Kommunikation fördern die Sichtbarkeit und Attraktivität des Unternehmens.
  
  
• Aufbau eines Talentpools: Ein Talentpool mit qualifizierten Kandidaten ermöglicht es, schnell und ohne zusätzlichen Kostenaufwand auf passende Bewerber zuzugreifen. Hier lassen sich besonders Kontakte von vorherigen Bewerbern, Praktikanten und Kontakten aus Karrierenetzwerken nutzen.

Definition: Die Quality of Hire misst die Qualität und Eignung neuer Mitarbeiter und ist entscheidend für den langfristigen Unternehmenserfolg.

Berechnung: Die Bewertung erfolgt oft durch Performance- oder Zufriedenheitswerte, die die Leistung neuer Mitarbeiter während ihrer Probezeit oder im ersten Jahr erfassen. Eine einfache Formel lautet:

Gesamtbewertung der Leistung / Anzahl der neuen Mitarbeiter

Aussagekraft und Nutzen: Eine hohe Quality of Hire zeigt, dass die neuen Mitarbeiter gut in ihre Position passen und produktiv sind. Durch das Tracking und die Anpassung von Auswahlverfahren lässt sich diese Kennzahl verbessern, was langfristig die Mitarbeiterbindung und die Leistung des Unternehmens steigert.

Optimierung der Quality of Hire

Eine hohe Quality-of-Hire ist entscheidend, um sicherzustellen, dass neu eingestellte Mitarbeiter langfristig zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Folgende Maßnahmen helfen, die Qualität der Neueinstellungen zu steigern:

• Strukturierter Auswahlprozess: Klare Bewertungskriterien und strukturierte Interviews helfen, Kandidaten gezielt auszuwählen. Durch Einbeziehung von Empfehlungen langjähriger Teammitglieder kann die Passgenauigkeit weiter verbessert werden.
  
  
• Effizientes Onboarding: Ein gut strukturiertes Onboarding-Programm unterstützt neue Mitarbeiter dabei, sich schneller einzuarbeiten und in ihre Rolle zu finden. Frühzeitiges Kennenlernen der Prozesse und des Teams steigert die Produktivität und fördert die langfristige Integration.
  
  
• Kontinuierliches Feedback: Regelmäßige Leistungsgespräche und Feedback von Vorgesetzten und Kollegen ermöglichen es, die Passgenauigkeit und den Erfolg der Neueinstellungen zu bewerten und den Auswahlprozess fortlaufend zu verbessern.
  
  
• Optimierung relevanter KPIs: Die Qualität der Einstellungen hängt stark mit der Time-to-Fill, der Cost-per-Hire und der Candidate Experience zusammen. Ein schneller, transparenter und wertschätzender Prozess führt eher zu motivierten, engagierten Mitarbeitern, die im Unternehmen bleiben und sich schnell einarbeiten.

Definition: Die Source of Hire misst, über welche Kanäle neue Mitarbeiter rekrutiert werden (z. B. Jobbörsen, Social Media, Mitarbeiterempfehlungen).

Berechnung: Die Herkunft der Einstellungen kann in Prozent oder absoluten Zahlen dargestellt werden:

Anzahl der Einstellungen über einen Kanal / Gesamteinstellungen x 100

Aussagekraft und Nutzen: Diese Kennzahl hilft dabei, den effizientesten Recruiting-Kanal zu identifizieren. Unternehmen können so ihre Ressourcen gezielt auf die Kanäle konzentrieren, die die besten Ergebnisse liefern. Beispielsweise können erfolgreiche Mitarbeiterempfehlungsprogramme ausgebaut werden, wenn sie hohe Einstellungserfolge erzielen.

Optimierung der Source of Hire

Um die Source-of-Hire zu verbessern, ist es entscheidend, regelmäßig zu analysieren, welche Recruiting-Kanäle die besten Ergebnisse liefern, und gezielt auf diese Kanäle zu setzen. Hier einige Maßnahmen zur Optimierung:

• Datengetriebene Analyse: Mithilfe von Analytics-Tools lässt sich feststellen, welche Kanäle die meisten und qualitativ besten Bewerber liefern. Durch die Erfassung des prozentualen Anteils jeder Quelle an den Gesamteinstellungen können Unternehmen gezielt Kanäle priorisieren, die hohe Erfolgsquoten aufweisen.
  
  
• Budgetoptimierung: Ein effektiver Weg, die Effizienz zu steigern, ist die gezielte Allokation des Budgets auf erfolgreiche Kanäle wie Mitarbeiterempfehlungen oder Social-Media-Anzeigen. Weniger erfolgreiche Kanäle sollten entweder verbessert oder in ihrer Priorität zurückgestellt werden, um die Kosten pro Einstellung zu senken.
  
  
• Kontinuierliche Anpassung: Die Performance der Kanäle kann sich mit Markt- und Recruiting-Trends ändern. Regelmäßiges Monitoring und die Anpassung der Recruiting-Strategie sorgen dafür, dass stets die effizientesten Kanäle genutzt werden, um qualifizierte Talente anzusprechen.
  
  
• Optimierung schwacher Kanäle: Kanäle, die wenig Erfolg bringen, sollten näher analysiert werden. Hier können gezielte Verbesserungen – wie die Überarbeitung von Stellenanzeigen oder eine gezielte Zielgruppenansprache – helfen, diese Kanäle effektiver zu nutzen und das Gesamtrecruiting zu stärken.

Definition: Der Candidate Experience Score gibt an, wie zufrieden die Bewerber mit dem Recruitingprozess sind. Der Wert kann über eine Umfrage am Ende des Bewerbungsprozesses gemessen werden, bei der Kandidaten gebeten werden, ihre Erfahrungen zu bewerten. Eine übliche Bewertungsskala reicht von 1 bis 10.

Berechnung:

Summe aller Bewertungen / Anzahl der Bewertungen

Aussagekraft und Nutzen: Ein positiver Candidate Experience Score zeigt, dass der Einstellungsprozess als professionell und wertschätzend wahrgenommen wird. Diese Kennzahl beeinflusst das Employer Branding, da eine gute Candidate Experience oft zu positiven Weiterempfehlungen führt. Durch regelmäßige Befragungen und Anpassungen lässt sich der Recruiting-Prozess weiter optimieren.

Optimierung des Candidate Experience Score

Eine positive Candidate Experience trägt entscheidend zur Arbeitgebermarke und zum Erfolg im Recruiting bei. Folgende Maßnahmen helfen dabei, den Bewerbungsprozess für Kandidaten so angenehm und effektiv wie möglich zu gestalten:

• Klarheit und Transparenz im Bewerbungsprozess: Eine gut strukturierte Stellenanzeige und eine transparente Darstellung der nächsten Schritte fördern die Zufriedenheit der Kandidaten und mindern Unsicherheit. Einfache und informative Stellenanzeigen heben das Unternehmen von anderen ab und motivieren qualifizierte Bewerber zur Bewerbung.
  
  
• Einfache Bewerbung und schnelle Rückmeldungen: Ein unkomplizierter Bewerbungsweg, etwa durch kurze Formulare oder E-Mail-Bewerbung, senkt die Abbruchrate im Bewerbungsprozess. Schnelle und klare Rückmeldungen – auch zwischen den einzelnen Prozessschritten – zeigen den Kandidaten Wertschätzung und stärken die Bindung an das Unternehmen.
  
  
• Persönlicher Kontakt und individuelle Betreuung: Eine Ansprechperson, die Fragen beantwortet und regelmäßig mit den Bewerbern kommuniziert, verbessert das Erlebnis und zeigt Wertschätzung. Auch klare Informationen im Bewerbungsgespräch und eine professionelle Vorbereitung stärken das positive Bild.
  
  
• Messung und kontinuierliche Anpassung: Tools wie der Net Promoter Score (NPS) können verwendet werden, um die Zufriedenheit der Kandidaten zu erfassen. Durch Feedback zu einzelnen Prozessabschnitten lassen sich Optimierungsfelder schnell erkennen und der Bewerbungsprozess gezielt verbessern.