Effizienzsteigerung durch Kleinbeträge? Wie diese Abrechnungsmethode Freelancern dabei hilft, ihre Buchhaltung zu vereinfachen und Zeit zu sparen, lest ihr hier.

Ein Freelancer ist für sein komplettes Business selbst verantwortlich. Neben den fachlichen Aufgaben gilt es dabei auch, zahlreiche organisatorische Tasks zu bewältigen. Zu jenen, die sich bei den meisten Freelancern nicht gerade großer Beliebtheit erfreuen, zählt auch die Buchhaltung, insbesondere die Erstellung von Rechnungen. Die gute Nachricht: Nicht bei jedem Auftrag ist eine Rechnung mit den vollständigen Angaben laut Umsatzsteuergesetz erforderlich.  

Arbeitserleichterung bei der Rechnungserstellung bis zu 250 Euro 

Bei Aufträgen bis zu 250 Euro haben Freelancer die Möglichkeit, eine sogenannte Kleinbetragsrechnung auszustellen. Der große Vorteil der Kleinbetragsrechnung: Sie enthält viel weniger Pflichtangaben als gewöhnliche Rechnungen. Was genau enthalten sein muss, ist in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) und im Umsatzsteuergesetz (UStG) festgelegt.  

Konkret entfallen dabei die folgenden Angaben: 

• Steuernummer des Rechnungserstellers 
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) des Rechnungserstellers 
• Name und Anschrift des Empfängers der Rechnung 
• eine fortlaufende Rechnungsnummer 
• Zeitpunkt und Datum der Erbringung der Leistung 

Kleinbetragsrechnung als großer Vorteil bei kleinen Aufträgen 

Für viele Experten gilt Freelancing als die Zukunft der Arbeit. Es wird allgemein erwartet, dass in den nächsten Jahren immer mehr Menschen in dieser Form Beschäftigung finden. Für viele gehört das Freelancer-Dasein aber schon heute zum Alltag, vor allem im IT-Bereich. Laut Schätzungen von Geco Deutschland sind rund 180.000 Menschen in Deutschland freiberuflich im IT-Sektor tätig.  

Die Plattform „Freelancer Map“ veröffentlicht mit dem Freelancer-Kompass jährlich die größte Marktstudie für Freelancer, Selbstständige und Freiberufler. Laut der letzten Studie im Jahr 2023 liegen die durchschnittlichen Stundensätze bei Freelancern derzeit bei knapp über 100 Euro. 

Für die Rechnungserstellung bedeutet das: Kleine Aufträge mit einem Zeitausmaß von bis zu 2,5 Stunden können von Freelancern auch mit einer Kleinbetragsrechnung abgerechnet werden.  

Welche Tools und Hilfsmittel gibt es für Kleinbetragsrechnungen? 

Die einfachste Möglichkeit für all jene, die regelmäßig Kleinbetragsrechnungen ausstellen, ist die Verwendung einer adäquaten Vorlage. Mit etwas Zeitaufwand lässt sich ein entsprechendes Muster in Microsoft Word oder Excel einfach selbst erstellen.  

Noch einfacher funktioniert es mit einer der zahlreichen Vorlagen, die im Internet kostenlos heruntergeladen werden können. Diese Vorlagen enthalten alle erforderlichen Angaben gemäß den gesetzlichen Vorgaben für Kleinbetragsrechnungen und können bei Bedarf an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Des Weiteren gibt es die Möglichkeit, jede einzelne Rechnung entweder mit der eigenen Textverarbeitung zu erstellen oder die Vorlage auszudrucken und mit der Hand auszufüllen.  

Für all jene Freelancer, die mit einer umfangreichen Buchhaltungssoftware arbeiten, erstellen die meisten Apps auf Wunsch ebenfalls eine Kleinbetragsrechnung. Da hier viele Informationen wie beispielsweise die Kundendaten aber bereits in der Datenbank gespeichert sind, funktioniert die Rechnungserstellung unabhängig von ihrer Form ohnehin mit einer sehr kurzen Bearbeitungsdauer. Bei einem Patch-Lauf läuft sie gar gänzlich automatisiert ab.  

Vorsicht bei Brutto- und Netto-Beträgen 

Kleinbetragsrechnungen dürfen bis zu einem Bruttobetrag von 250 Euro ausgestellt werden. Für Kleinunternehmer, die von der Umsatzsteuer befreit sind, ist damit alles geklärt. Solange die Auftragssumme unter diesem Wert liegt, ist es möglich, eine Kleinbetragsrechnung auszustellen.  

Etwas schwieriger wird das Thema für all jene Unternehmer, die dazu verpflichtet sind, die Umsatzsteuer auf der Rechnung auszuweisen. Denn hier ist es wichtig, die Nettoauftragssummen zu beachten. Je nach Steuersatz gibt es hier unterschiedliche Höchstgrenzen. Bei einem Steuersatz von 19 Prozent liegt der maximale Nettobetrag bei 210,08 Euro, bei sieben Prozent Umsatzsteuer sind es 233,64 Euro.  

Selbstverständlich ist es aber unabhängig von Brutto- oder Netto-Angaben möglich, nicht nur eine, sondern mehrere Positionen auf einer Kleinbetragsrechnung auszuweisen, solange der Betrag nicht die gesetzliche Höchstgrenze von 250 Euro übersteigt.  

Effizientes Finanzmanagement für Freelancer 

Neben der Kleinbetragsrechnung gibt es noch viele weitere Möglichkeiten, als Freelancer seine Finanzen effizient zu managen. So kann beispielsweise eine leistungsstarke Buchhaltungssoftware, die Funktionen für Auftragsabwicklung, Rechnungserstellung, Buchführung und Steuererklärungen integriert, den administrativen Aufwand auf ein Minimum reduzieren. 

Spezielle Anwendungen zur Budgetplanung wie die App “You Need A Budget“ (YNAB) können dabei helfen, die Einnahmen und Ausgaben übersichtlich zu verwalten und schon im Vorfeld Finanzziele für bestimmte Umsatzperioden festzulegen. 

Eine vorausschauende Liquiditätsplanung schützt Freelancer davor, dass ihnen das Geld ausgeht und sie daraufhin ihr Business einstellen müssen. Auch wenn sich die Investitionskosten bei den meisten Freelancern in Grenzen halten, sind Tools wie Float oder Pulse hilfreich, um den Cashflow zu verwalten.  

Nicht jedes Projekt ist wirtschaftlich sinnvoll, insbesondere dann, wenn Investitionen in das besagte Vorhaben erforderlich sind. Ein “Return on Investment”-(ROI-)Rechner ermöglicht es in diesem Fall, die Rentabilität der Investition schnell zu bewerten.  

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