Personio-Chef: "Viele arbeiten noch mit Excel-Listen und Papier"
(Bild: Personio)
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Software für den Personalbereich zu machen, gilt als schwierig. Zu verkrustet seien die Prozesse, zu kompliziert die Abläufe, heißt es oft. Das Unternehmen Personio macht aber genau das - und obendrein für den Mittelstand.
Wieder viele Millionen US-Dollar neues Kapital: Mit dieser Meldung hat das junge Software-Unternehmen Personio Anfang des Jahres auf sich aufmerksam gemacht. 75 Millionen waren es, um genau zu sein. Große Investitionen in Software-Startups sind außerhalb des Silicon Valley selten, Personio sticht aber nicht nur hier heraus. Die Firma entwickelt seit knapp fünf Jahren Software für Personalprozesse. Gerade die Personalabrechnung und -verwaltung gilt für viele als verkrustet und kompliziert - hieran wagen sich nur wenige neue Softwareanbieter.
Personio hat 400 Mitarbeiter, von denen 350 am Hauptstandort in München arbeiten. 700, also doppelt so viele, sollen es im Laufe des Jahres werden.
Das Münchner Büro befindet sich in der Innenstadt. Was schon bei der Ankunft auffällt: Hier arbeitet ein internationales und aufgeschlossenes Team, es herrscht Startup-Feeling. Alles ist modern und offen gestaltet. Im Büro des CEO Hanno Renner hängt ein Sportfahrrad an der Wand.
Bei mittelständischen Unternehmen sei die Digitalisierung im Personalmanagement bisher ein Problem, sagt Renner. Im Interview erzählt er uns unter anderem, wie seine Firma es lösen will, wie sie dabei die vertraulichen Daten schützt und was Personio anders macht als Success Factors, Umantis und Co.
Golem.de: Sie haben Personio 2015 zu viert gegründet. Was war Ihre Motivation?
Hanno Renner: Wir haben uns während unseres Studiums am CDTM, dem Center for Digital Technology and Management, in München kennengelernt. Wir wollten gerne ein Unternehmen gründen, mit dem wir ein echtes Problem lösen können. Im HR ist die Digitalisierung noch ein ungelöstes Problem - gerade für kleine und mittelständische Unternehmen. Dazu zählen wir Firmen mit 10 bis 2.000 Mitarbeitern. Viele HR-Abteilungen arbeiten dort noch mit Excel-Listen oder Papier. Dadurch sind viele Vorteile der Digitalisierung - wie sie in anderen Bereichen bereits genutzt werden - für diese Teams noch nicht verfügbar.
Golem.de: Sie wollen die Personalarbeit im Mittelstand digitalisieren. Sind Sie selbst Personaler?
Renner: Von uns Gründern hatte tatsächlich keiner HR-Erfahrung. Wir kommen alle aus der IT. Mit Technologie kann man heute viele Herausforderungen angehen. Wir haben uns HR-Prozesse in mittelständischen Firmen angesehen und gesagt: Das muss besser gehen. Der erste Schritt waren die Stammdaten. Wir wollten die Personaldaten aus den Excel-Listen in die Cloud übernehmen, um sie dort für alle verfügbar zu machen - natürlich mit den entsprechenden Zugriffsrechten. Auf dieser Basis haben wir in enger Zusammenarbeit mit unseren frühen Kunden die Software Personio nach und nach weiterentwickelt.
Das Büro von Personio in der Münchner Innenstadt. (Bild: Personio)
Golem.de: Für HR sind Stammdaten besonders wichtig. Dementsprechend umkämpft ist dieser Markt in Deutschland. Was hebt Sie von Ihren Mitbewerbern ab?
Renner: Die Stammdaten waren für uns nur der Einstieg. Heute liefern wir mit Personio eine Art HR-Betriebssystem für Unternehmen. Wir digitalisieren den gesamten Mitarbeiter-Lebenszyklus: Vom Recruiting über die Weiterentwicklung der Mitarbeiter und die Administration in HR. Inzwischen bieten wir auch Funktionen für die Payroll, also die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter an. Der Markt sieht nur auf den ersten Blick hart umkämpft aus. Tatsächlich finden wir viele Unternehmen, die noch sehr analog oder mit Excel-Tabellen arbeiten. Die Angebote der Mitbewerber sind oft bereits früher - in den 90ern - entstanden. Damals gab es noch nicht die Mittel, um Cloud-Software anzubieten. Andere Wettbewerber konzentrieren sich auf die großen Konzerne. Wir bieten hingegen eine native Cloud-Anwendung für den Mittelstand.
Golem.de: Gerade der deutsche Mittelstand benötigt die Kombination aus Administration, Abrechnung und Zeitwirtschaft. Sie bieten heute bereits ein Payroll-Modul in Ihrer Lösung. Wie umfassend wollen Sie das Thema für Produktionsunternehmen anbieten?
Renner: Abrechnung wollen wir ganzheitlich für all unsere Kunden anbieten. Bei der Zeitwirtschaft - gerade im Bereich Hardware - arbeiten wir mit Partnern zusammen.
Golem.de: Agilität ist in HR nach wie vor ein wichtiges Schlagwort. Richtet sich Ihre Lösung an Unternehmen mit klassischen HR-Prozessen? Oder können Kunden hier auch agile Prozesse wie zum Beispiel OKR oder Scrum-Teams abbilden?
Renner: In Personio können wir bereits heute klassische und agile Organisationsmodelle abbilden. Wir selbst arbeiten mit einer flachen und agilen Organisation. Im einfachsten Fall ordnen wir einfach eine zweite Führungskraft zu. Bei Bedarf sind auch komplexere Modelle möglich.
Golem.de: Sie beschreiben eine Matrixorganisation. In der agilen Organisation können Mitarbeiter Mitglied in unterschiedlichen agilen Strukturen und Teams sein. Können Sie das auch in Personio wiedergeben?
Renner: Unser Produkt ist hier sehr flexibel. Kunden können eigene Attribute definieren und damit zum Beispiel Projektteams definieren und danach filtern.
Golem.de: Gerade als Cloud-Anbieter für HR-Lösungen ist Datenschutz ein großes Thema. Sie verarbeiten personenbezogene Daten, die viele als hochsensibel einschätzen. Andere Unternehmen fallen immer wieder negativ mit Datenverlust auf. Wie wappnen Sie sich dagegen?
Renner: Unsere Daten werden zentral in Frankfurt am Main gehostet. Damit liegen alle Daten in Deutschland. Bereits vor der DSGVO haben wir auf das Thema Datenschutz einen Fokus gelegt - gerade auch als Abgrenzung zu Wettbewerbern aus dem Ausland. Wir haben interne Kollegen für die Bereiche Datenschutz und Datensicherheit und wir lassen uns regelmäßig in Penetration-Tests durch externe Experten überprüfen. Dabei suchen externe Sicherheitsprofis auf unseren Systemen nach Schwachstellen.
Golem.de: Wie gewährleisten Sie die Sicherheit in der Kommunikation zwischen Rechenzentrum und Kundensystem?
Renner: Grundsätzlich sind alle Kundendaten bei uns im Rechenzentrum verschlüsselt. Selbst wenn jemand in das Rechenzentrum des Cloud-Anbieters einbrechen sollte, würde er dort nur verschlüsselte Daten finden. Auch unsere Supportmitarbeiter können erst nach manueller Freigabe durch Kunden auf deren Account zugreifen. Die Daten werden beim Transfer zwischen unseren Systemen und den Kundensystemen mit TLS (HTTPS) verschlüsselt.
Golem.de: Haben Sie das Verfahren hierfür selbst entwickelt?
Renner: Vieles davon haben wir selbst entwickelt, verlassen uns aber ebenfalls auf erprobte "Best in class"-Industrielösungen. Wir haben auch Mitarbeiter bei uns im Team, die langjährige Erfahrung mitgebracht haben.
Golem.de: Viele Technik-Trends betreffen auch HR: KI, Chatbots oder Big Data. Wo werden diese Technologien in Ihrer Lösung eingesetzt?
Renner: Viele dieser Techniken brauchen strukturierte und digitalisierte Daten. Solange diese Daten in Excel-Listen liegen, können wir diese Techniken nicht einsetzen. Daher ist es unser erstes Ziel, mit den Kunden zunächst den ersten Schritt zu gehen: Die Daten müssen digitalisiert und zentral abgelegt werden. Wir sehen hier mittelfristig wichtige Anwendungsbereiche, konzentrieren uns aber zunächst auf das Fundament: Wenn die Daten nicht digitalisiert sind, sind sie nicht nutzbar. Ich werde immer wieder gefragt, wie KI für das Kandidaten-Matching eingesetzt werden kann. So etwas ist sinnvoll, wenn ich viele tausend Kandidaten auf einer Stelle verwalten muss. Unsere Kunden haben oft nur wenige Bewerbungen, die zugeordnet werden müssen. Hier verlieren KI-Lösungen schnell ihre Relevanz.
Golem.de: Dann lassen Sie diese Themen liegen?
Renner: So würde ich das nicht sagen. Aber bevor wir uns mit Buzzwords beschäftigen, arbeiten wir lieber an den Themen und Lösungen, die unsere Kunden heute benötigen.
Nachtrag vom 14. Mai 2020, 11:46 Uhr
Personio hat im Nachhinein um einige Korrekturen in den gegebenen Interview-Antworten gebeten. Wir haben folgende Passagen geändert:
"Unsere Rechenzentren sind in Frankfurt und Karlsruhe" wurde zu "Unsere Daten werden zentral in Frankfurt am Main gehostet".
Die folgende Antwort wurde stark überarbeitet: "Grundsätzlich sind alle Kundendaten bei uns im Rechenzentrum verschlüsselt. Selbst wenn jemand den Cloud-Anbieter hacken würde, würde er dort nur verschlüsselte Daten finden; der Schlüssel liegt nicht in der Cloud. Auch unsere Supportmitarbeiter brauchen für den Datenzugriff den Schlüssel des Kunden. Bei einem Servicefall muss der Kunde die Daten bewusst für uns freischalten."
Die Passage lautet nun: "Grundsätzlich sind alle Kundendaten bei uns im Rechenzentrum verschlüsselt. Selbst wenn jemand in das Rechenzentrum des Cloud-Anbieters einbrechen sollte, würde er dort nur verschlüsselte Daten finden. Auch unsere Supportmitarbeiter können erst nach manueller Freigabe durch Kunden auf deren Account zugreifen. Die Daten werden beim Transfer zwischen unseren Systemen und den Kundensystemen mit TLS (HTTPS) verschlüsselt."