Arbeitszeiterfassung kurz erklärt
Die neuen Regelungen zur Arbeitszeiterfassung bedeuten Pflichten und Chancen für Unternehmen wie Beschäftigte. Wir sagen euch, was ihr darüber wissen müsst.
In Arbeitsverträgen wird in der Regel festgehalten, wie viele Stunden Beschäftigte für das vereinbarte Gehalt tätig sein müssen. Mit den neuen Regelungen zur „Arbeitszeiterfassung“ soll das genau dokumentiert werden. Demnach müssen Unternehmen erfassen, wie lange ihre Mitarbeitenden genau arbeiten. Von der Pflicht sind alle betroffen, Ausnahmen gelten nur teilweise für Führungskräfte sowie im kirchlichen und pflegerischen Bereich.
Grundlage Arbeitszeitgesetz
Grundlage ist das deutsche Arbeitszeitgesetz, das bereits seit langem vorgeschrieben hat, dass Überstunden dokumentiert werden, also alle, die über acht Stunden Arbeitszeit pro Tag hinausgehen, und Zeiten, die an Sonntagen sowie Feiertagen geleistet werden. Das Gesetz sagt damit auch, wie lange maximal pro Tag gearbeitet werden darf und wie an Sonn- und Feiertagen plus wie lange Ruhezeiten mindestens sein müssen. Im Mai 2019 gab es ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs, das besagt, dass Arbeitgeber die Zeiten ihrer Beschäftigten vollständig sowie verlässlich, objektiv und zugänglich erfassen müssen, also sowohl Beginn und Ende, die Dauer der Tätigkeit als auch Pausen und Überstunden. Nicht zur Arbeitszeit gehören Ruhezeiten und unbezahlte Pausen.
Vor- und Nachteile für beide Seiten
Im September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) bekräftigt, dass Unternehmen in Deutschland dazu verpflichtet sind, Arbeitszeiten systematisch zu erfassen. Damit sollen Arbeitnehmende und ihre Gesundheit geschützt werden. Denn es bedeutet, dass transparent wird, wenn mehr gearbeitet wurde als im Vertrag oder laut Gesetz vorgesehen. Die Regelung hat für beide Seiten Vor- und Nachteile. Unternehmerinnen und Unternehmer erkennen, wenn Mitarbeitende ihr Stundensoll nicht erfüllen. Sie können gleichzeitig selbst schneller zur Rechenschaft gezogen werden, wenn sie ihre Teams zu viel arbeiten lassen. Arbeitnehmende können sich viel leichter zur Wehr setzen, wenn der Arbeitgeber gegen Zeitvorgaben verstößt. Sie können leichter kontrollieren, ob ihr Lohn richtig abgerechnet und Überstunden erfasst wurden. Gleichzeitig müssen sie gegebenenfalls mitwirken: Die Arbeitgeber können die Pflicht der Aufzeichnung auf ihre Mitarbeitenden übertragen.
Analoge und digitale Tools
Dazu dürfen analoge und digitale Tools genutzt werden, wenn diese vorgegebenen Kriterien entsprechen. Möglich sind beispielsweise Terminals am Arbeitsort, klassische Stundenzettel, die auf Papier oder per Excel geführt werden, oder Software-Lösungen. Für die Nutzerinnen und Nutzer sollte immer klar sein, dass die Erfassung nicht der Kontrolle dient, sondern ihrem Schutz. Sie sollten genau wissen, was wozu festgehalten wird und wie die Daten verarbeitet werden. Selbstredend muss die Dokumentation DSGVO-konform passieren. Viele digitale Tools bieten praktikable Lösungen: Bei der Auswahl sollten Unternehmerinnen und Unternehmer darauf achten, dass sie zur Firma und dem Arbeitsalltag der Mitarbeitenden passen. Überall, wo viel Projektarbeit gemacht wird, empfehlen sich beispielsweise Anwendungen, welche die Zuordnung der jeweiligen Zeiten ermöglichen. Oft sind auch Dienstplanung oder automatische Abrechnungen möglich. Zudem kann ein wichtiges Kriterium sein, ob das Tool auch als App und damit für Smartphone und Tablet verfügbar ist.
Rechnungen generieren
Für Freelancerinnen und Freelancer gilt kein Arbeitszeitgesetz. Sie dürfen völlig frei entscheiden, wie viel und wann sie arbeiten. Sie sind aber verpflichtet, sich selbst vor Überarbeitung zu schützen. Mit der Erfassung ihrer Arbeitszeit sind sie in der Regel vertraut, weil sie oftmals auf dieser Basis ihre Honorare in Rechnung stellen können. Einige Zeiterfassungstools können aus den erfassten Stunden Rechnungen generieren.