• Wir versenden die Agenda vorab, so dass sich alle Teilnehmer vorbereiten können.
• Notwendige Informationen und Dokumente werden ebenfalls vorab verteilt.
• Als Leiter geben wir eine klare Struktur für die Besprechung vor.

Wenn diese Regeln auch bei normalen Besprechungen bereits wichtig waren, gewinnen sie im virtuellen Setting noch mehr Bedeutung.

Da die Aufmerksamkeit der Teilnehmer schneller schwindet, müssen wir als Leiter immer wieder aktivieren. Das kann auf unterschiedliche Arten geschehen:

• Wir sprechen Teilnehmer direkt an und bitten sie sich einzubringen.
• Wir vergeben klare Rollen an unterschiedliche Personen - z. B. Protokollführer und Timekeeper. Diese Rollen können auch während des Meetings getauscht werden.
• Wir nutzen aktivierende Impulse, z. B. Umfragen, um alle wieder einzubeziehen.

Die größte Gefahr bei virtuellen Meetings ist das Multitasking. Manche Teilnehmer nehmen zwar offensichtlich teil, bearbeiten allerdings nebenbei E-Mails oder surfen im Web. Niemand kann sich auf diese Weise richtig einbringen. Schlussendlich leiden auf diese Weise beide Tätigkeiten und alle zusammen verschwenden viel Zeit und Energie. Diese Techniken helfen, das Multitasking bei den Teilnehmern zu vermeiden:

• Kamera an! Durch die zusätzliche Wahrnehmung entstehen mehr Kontakt und Nebentätigkeiten werden vermieden.
• Teilnehmer immer wieder aktiv ansprechen und einbeziehen. So können wir ganz bewusst immer wieder Checkpoints in die Meetingstruktur einplanen. Hierbei werden die Themen wieder gesammelt und jeder nach seiner Meinung gefragt.
• Aktive und wechselnde Rollen vergeben. Jeder Teilnehmer kann für einen Themenblock die Moderation übernehmen und ist damit besser eingebunden.

Nebentätigkeiten resultieren immer wieder auch daraus, dass Teilnehmer in den falschen Meetings sitzen. Hier hilft es, die Themen klarer und kompakter zu planen. So sitzen dann nur die wichtigen Leute im Gespräch. Oft braucht es auch ein neues Mindset, um wirklich effektive Besprechungen zu ermöglichen.

Für wirksame virtuelle Meetings müssen Mitarbeiter mit der Dabei-sein-ist-alles-Kultur brechen. Stattdessen braucht es eine neue Grundhaltung: Nur wer wirklich einen Beitrag leisten kann, wählt sich ein. Informationen werden im Nachgang schriftlich verteilt. Wieder gilt, dass diese Einstellung auch für persönliche Besprechungen sinnvoll ist. In der virtuellen Welt gewinnt aber auch das mehr Bedeutung: durch die Möglichkeit, sich hinter dem Bildschirm zu verstecken und entfernte Teilnehmer zu vergessen. Es ist Aufgabe der Meetingleiter, Teilnehmer ständig aktiv einzubinden. Es ist Aufgabe der Teilnehmer zu erkennen, wann sie sich aus einem Meeting ausklinken können.