Selbstständiger Sysadmin: "Jetzt fehlen nur noch die Aufträge"
(Bild: Pexels)
Ein Erfahrungsbericht von Aaron Siller veröffentlicht am
Kein Chef, tolle Projekte und die Taschen voller Geld - so habe ich mir das Leben als selbstständiger Admin vorgestellt. Die Realität ist nicht ganz so glamourös, trotzdem empfehle ich den Weg in die Selbstständigkeit.
Der Wunsch, als Selbstständiger zu arbeiten, entstand bei mir schon während meiner Ausbildung. Eher zufällig stieß ich damals auf einen Artikel, der von dem Wagnis handelte, sich als ITler in die Selbstständigkeit zu begeben. Sein eigener Chef zu sein, tolle Projekte zu betreuen, ein angesehener Berater und Trainer zu sein und dabei auch noch üppig zu verdienen, das waren natürlich für einen jungen Menschen, der gerade in seiner Ausbildung steckte, mehr als nur anziehende Aussichten.
In der Realität sieht das natürlich ein bisschen anders aus. Es gab und gibt immer wieder Situationen, die nicht einfach zu meistern sind. Allerdings habe ich sehr viele - eigentlich überwiegend - positive Erfahrungen gemacht.
Und wie so oft ist der Anfang am schwersten. Das beginnt schon mit der Entscheidung, ob man den Weg in die Selbstständigkeit wirklich und tatsächlich gehen will.
Die erste Frage: Was ist mir wichtig?
Ob man als IT-Administrator besser selbstständig oder festangestellt arbeitet, hängt stark von den eigenen Prioritäten ab: Habe ich lieber ein konstantes Gehalt, das jeden Monat pünktlich auf meinem Konto landet, und möchte ich bezahlten Urlaub, spricht das für die Festanstellung. Will ich Karriere in einem Konzern machen, um später in die Position einer Führungskraft bis hin zum Management zu kommen, kann ich das ebenfalls eher in einer Festanstellung erreichen.
Auf der anderen Seite bietet die Tätigkeit als IT-Selbstständiger die Möglichkeit, viele unterschiedliche Unternehmen, Projekte und Menschen kennenzulernen. Man ist mal wenige Tage, mal bis zu zwei Jahre für eine Firma tätig. Dabei lernt man immer neue Strukturen und Philosophien kennen - in Startups, im produzierenden Mittelstand und in international ausgerichteten Konzernen. Das bringt neue Erfahrungen und fördert die eigene Entwicklung auf technischer und menschlicher Ebene.
Man kann als Selbstständiger gut verdienen
Die Tätigkeit als freier IT-Berater und Sysadmin bietet gute Verdienstmöglichkeiten, meist sogar höhere als bei einer Festanstellung. Wichtige Voraussetzung ist allerdings, dass die notwendige Auslastung vorhanden ist. Ich selbst verfüge über eine Auslastung von 100 Prozent, liege bei 40 abrechenbaren Stunden in der Woche.
Kundenakquise, das Erstellen von Videos und Blogbeiträgen und die Weiterbildung kommen noch hinzu. Alles, was ich nicht selbst machen kann oder will, gebe ich ab: Ein Steuerbüro übernimmt für mich die Buchhaltung, ein Marketingteam unterstützt mich im Bereich Content- und SEO-Optimierung.
Man muss als IT-Selbstständiger nicht zwingend Zeit und Kraft investieren, um neben der Projektarbeit noch andere Bereiche wie etwa Blogbeiträge anzugehen. Tatsächlich könnte man komplett von Vermittlern wie Hays, Michael Page und anderen leben, die IT-Selbstständige mit Projektvorschlägen kontaktieren. Erfahrungsgemäß ist das der übliche Weg, um an Projekte und die angestrebte Auslastung zu kommen. Es ist eher selten der Fall, dass die Selbstständigen Endkunden direkt akquirieren und betreuen.
Ich kenne freie IT-Kollegen, die mit einer Auslastung von 50 oder 70 Prozent sehr gut auskommen und daneben keine eigenen Projekte in der Freizeit angehen, weil sie dadurch keinen direkten Mehrwert in Form von Geld erhalten. Sie möchten eine Viertagewoche und wollen das Wochenende nicht im Homeoffice verbringen. Finanziell ist das meist kein Desaster, denn IT-Selbstständige stehen in diesem Punkt in der Regel besser da als die festangestellten Kollegen. Eine Infografik dazu bietet das Vermittlungsportal Freelancermap.de.
Neben der Auslastung spielt noch ein anderer Faktor eine wichtige Rolle: der angepeilte Stundensatz. Bei der Berechnung sind Faktoren zu berücksichtigen, derer zumindest ich mir anfangs nicht bewusst war.
Vor der Ermittlung des Stundensatzes stehen aber noch andere Aufgaben.
Zunächst muss geklärt werden, ob ein Gewerbe angemeldet werden muss oder nicht. Dazu reicht ein Anruf beim zuständigen Finanzamt. Ich selbst habe eine Ausbildung zum Fachinformatiker für Systemintegration gemacht, die Frage des Finanzbeamten: "Haben Sie Informatik an einer (Fach-)Hochschule studiert und mindestens mit einem Bachelor abgeschlossen?" habe ich also mit Nein beantwortet.
Die Frage wird offenbar immer gestellt, zumindest haben mir andere IT-Selbstständige das Gleiche erzählt. Mein Nein hatte zur Folge, dass ich ein Gewerbe anmelden musste - wobei mir die Logik hinter diesem Auswahlkriterium nach wie vor nicht ganz klar ist.
Im Rathaus meldete ich daraufhin mein Gewerbe an und bezahlte die erste Bearbeitungsgebühr. Jetzt war ich offiziell selbststständig. Und was nun?
Selbststständig - was nun?
Als Erstes sollte man eine Übersicht erstellen, in der die monatlichen Fixkosten und Ausgaben aufgelistet sind. Wechselt man von einer Festanstellung in die Selbstständigkeit, wurden diese Kosten ja bislang vom monatlichen Gehalt gedeckt. Da das aber wegfällt, muss man sich nun selbst um die Deckung dieser Ausgaben bemühen. Nach dieser Übersicht richtet sich auch die Berechnung des Stundensatzes.
Mir hat der Rechner von Lambert Schuster geholfen. Er zeigte mir auf, worauf ich bei meiner Berechnung zu achten hatte und wo unerwartete Kostenblöcke aufkommen könnten. Ein etwas größerer Ratgeber, der ebenfalls den Punkt des Stundensatzes beleuchtet, ist das Buch Ich machs jetzt einfach: Starthilfe für IT Freelancer, Berater und Trainer von Martin Dilger.
Kosten, Kosten, Kosten
Bei der Berechnung der Ausgaben sind neben den eigenen Ansprüchen und dem angestrebten Lebensstandard auch Krankenversicherung, Altersvorsorge, Arbeitsmittel, Steuern sowie Rücklagen bei Ausfall und einkommensschwachen Phasen und Urlaub zu berücksichtigen. Ergänzend fallen jeden Monat unbezahlte Stunden für Akquise, Marketing und Eigenverwaltung an, die wir mit in unser Stundenkontingent aufnehmen müssen.
All dies sollte ordentlich aufgelistet und am besten mehrmals durchgerechnet werden. Ich kenne Kollegen, die dies eher Pi mal Daumen gemacht haben und bei denen es trotzdem funktioniert hat. Empfehlen würde ich es nicht, aber ich bin auch einfach nicht der Typ dafür.
Ich habe lieber alle Ausgaben detailliert im Überblick, damit ich immer weiß, in welchem Rahmen ich mich bewegen kann und ob die Liquidität noch gegeben ist oder ein Engpass entsteht. Ein IT-Kollege sieht das deutlich gelassener und sagt gerne: "Am Ende isset immer noch jut jegangen."
So kann man die Thematik natürlich auch angehen. Aber wenn es um meine Finanzen geht, bin ich lieber etwas genauer. Mit meiner akribischen Auflistung konnte ich genau sagen, wie viel Auslastung ich im Monat benötige und welchen Stundensatz ich mindestens nehmen muss, um nachts ruhig zu schlafen und dauerhaft von meiner Tätigkeit als IT-Selbstständiger leben zu können.
Das Gewerbe ist also angemeldet und die Kosten sind berechnet. Fehlen nur noch die Aufträge.
Der Markt für selbstständige IT-Experten ist gut. Ein Indikator sind Freelancer-Studien, die immer wieder die aktuelle Situation bei IT-Selbstständigen erfragen. Auch in Zeiten der Coronakrise gibt es ein erstes Bild.
Systemadministratoren werden in den unterschiedlichsten Bereichen gesucht, die Unternehmen in Deutschland beklagen seit Jahren einen Mangel an Fachkräften. Die Basis ist also nicht schlecht. Damit man aber einen der freien Plätze erhält, ist es erforderlich, ein CV (Curriculum Vitae, also einen Lebenslauf) mit den eigenen technischen Schwerpunkten zu erstellen.
Darin sollte die bisherige Projekthistorie abgebildet sein und in Stichworten notiert werden, was die Aufgaben waren und welche technologischen Themen betreut wurden. Ich selbst habe mich da zu Beginn an Profilen anderer Selbstständiger orientiert. Eine direkte Mustervorlage gibt es nicht, da die Vermittler den jeweiligen CV nehmen und mit dem eigenen Layout versehen. Ein Blick auf die Selbstständigenprofile auf Vermittlerportalen wie Gulp ist definitiv nicht verkehrt.
Man sollte sich tatsächlich die Zeit nehmen, alle Projekte aufzulisten. Je detaillierter das geschieht, desto einfacher ist es für Vermittler, uns zu finden. Natürlich werden sehr häufig Programmierer gesucht, aber auch sehr viele Systemadministratoren, die sich mit Windows-Servern, Netzwerken, Office-365-Migrationen, Intune, SCCM oder anderem auskennen.
Grundsätzlich steht man als Admin nicht schlechter da als die Kollegen aus der Anwendungsentwicklung. Es ist wichtig, die eigenen Hardskills zu kennen und sich mit diesen zu positionieren.
Das Profil mit Skills und CV kann dann auch auf der eigenen Website gepostet werden. Das ist praktisch, wenn man nicht nur über Vermittler gehen will, sondern auch direkte Partnerschaften und eigene Endkunden anstrebt. Auch kann das Profil auf große Portale wie Freelancermap gestellt werden.
Danach heißt es warten, bis die ersten Recruiter sich melden, was gewöhnlich nicht sonderlich lange dauert. Die eigenen Erfahrungswerte schwanken von Minuten bis zu fünf Tagen, bis das erste interessante Projekt dabei ist.
Ich selbst habe meine Webseite auf Xing und Linkedin verlinkt. Außerdem findet man mich mit meinem Profil auf verschiedenen Portalen oder Blogposts. Dabei könnte eine Auflistung auf Vermittlerportalen zum Beispiel so aussehen:
Workshops und Schulungen zu Microsoft-Cloud-Technologien:
- Durchführung von individuellen Workshops und Schulungen für IT-Administratoren
- Beratung und Vorführung von Microsoft 365/Intune/Azure für Entscheider
- Workshops zum Aufbau von Umgebungen in Microsoft Azure
- Implementierung einer MDM-/MAM-Lösung basierend auf Intune
- Kosten-Nutzen-Planung für Microsoft 365
- Administration und Schulung zur Verwendung von Modern-Work-Applikationen (Microsoft Teams, Power Automate, Planner etc.)
- Einbindung und Aufbau einer hybriden Bereitstellung mittels Azure AD Connect
Wie wahrscheinlich viele Selbstständige musste ich erst lernen, mich zu vermarkten. Ich habe mir angeguckt, wie andere Unternehmen oder auch Influencer sich eine Marke aufbauen und dabei festgestellt: Am Ende geht es immer darum, einen Bedarf zu wecken oder ein Problem zu lösen. Als Sysadmin muss ich natürlich weniger Bedarfe wecken als Probleme lösen. Dass ich mich in erster Linie als jemand präsentieren muss, der das kann, war für mich eine wichtige Erkenntnis in Sachen Marketing und Vertrieb.
Sobald die ersten Anfragen hereinkommen, ist es wichtig zu filtern, was zu einem passt. Klingt eine Projektanfrage spannend, erkundigt man sich nach der Projektdauer und Auslastung, nach dem Einsatzort und dem Remote-Anteil bis hin zum Stundensatz. Vieles wird uns schon am Anfang mitgeliefert, anderes hingegen, wie der Stundensatz, ist oft Verhandlungssache.
Allerdings kann es auch sein, dass der Stundensatz vom Endkunden festgelegt wird und wir hier keinen Spielraum haben. Ich entscheide immer auf Basis der oben genannten Faktoren, also vor allem der Fixkosten und Ausgaben, ob der Stundensatz passt oder nicht.
Je spezieller und hochkarätiger unser technischer Skill ist, desto höhere Sätze können wir erreichen. Der klassische Allrounder wird hier wahrscheinlich finanziell schlechter abschneiden als der Spezialist. Auch dazu gibt es Richtwerte, an denen man sich orientieren kann. In jedem Fall sollte man aber bedenken, dass auch der Recruiter seinen Satz für die Vermittlung draufpackt.
Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass es großartige Projektvermittler gibt, mit denen ich immer wieder gerne zusammenarbeite und mit denen man sich auch privat austauscht. Natürlich gibt es aber auch welche, die einem nicht so sympathisch sind. Man sollte hierbei dem eigenen Gefühl folgen und nicht bei der ersten Gelegenheit zusagen.
Auch nicht, wenn manche versuchen, den Stundensatz zu drücken. Gerade am Anfang wird man der Gefahr ausgesetzt sein, sich zu billig zu verkaufen, denn im Kopf können sich schnell Horrorszenarien mit einem leeren Kühlschrank und einem dicken, roten Minus auf dem Konto abspielen. Andererseits ist es aber auch ärgerlich, in einem Projekt mit einer hohen Auslastung zu sein, jedoch zu einem Stundensatz, der einem nicht gefällt.
Ich selbst habe bis zur zweiten Projektanfrage, also nach ungefähr sechs Monaten, ein Gefühl für den Preis entwickelt und diesen entsprechend gefordert. Außerdem habe ich durch die Gespräche mit den Vermittlern gelernt, wie man seine Fähigkeiten am besten präsentiert. Auch ist mein Gefühl für Zahlen heute ein anderes, schließlich musste ich mir meine komplette finanzielle Ist- und Zielsituation ausrechnen.
Aber zurück zum ersten Projekt: Hat man sich mit dem Vermittler finanziell geeinigt, geht das Profil an den Endkunden.
Nicht jedes Projekt passt
Ist das Profil für den Endkunden ebenfalls interessant, kommt es zu einem Kennenlerngespräch. Hier ist es besonders wichtig, das Gegenüber von den eigenen Fähigkeiten zu überzeugen. Genauso wichtig ist es aber, sich selbst ein Bild davon zu machen, ob man in dem Projekt arbeiten möchte und sich - potenziell - wohl damit fühlt.
Es ist völlig normal, mehrere Gespräche zu führen, bevor man das passende Projekt gefunden hat. Daran muss man sich als freier IT-Admin gewöhnen und gegebenenfalls auch mal Nein sagen. Ist dann aber ein passendes Projekt gefunden, sind die Formalitäten geklärt und der Vertrag unterschrieben, kann es endlich losgehen.
In der Vergangenheit hatte ich bereits tolle Vermittlungen, bei denen sich die zu Beginn genannten Wünsche erfüllt haben: Ich arbeitete an einem interessanten Projekt, konnte mein eigener Chef sein, hatte großartige Kollegen und der Verdienst passte. Eigentlich lief der überwiegende Teil meiner Projekte so.
Auf der anderen Seite habe ich aber auch zu Vermittlungen Ja gesagt, die ich heute so nicht mehr annehmen würde. Sei es, weil mein Auftraggeber schon am Telefon unfreundlich war und sich das im Projekt bestätigt hat, sei es, weil eine komplette Vor-Ort-Tätigkeit gefordert war. Die Erkenntnis, dass das in der heutigen Zeit nicht mehr erforderlich ist, scheint sich in der Coronakrise langsam durchzusetzen. Hoffentlich bleibt sie auch danach erhalten.
Ist das Gespräch mit dem Endkunden gut verlaufen und die Zusage gekommen, kann man am festgelegten Startdatum loslegen und voller Stolz behaupten, selbstständiger IT-Administrator zu sein. Die ersten fakturierbaren Stunden werden notiert und am Ende des Monats geht auch schon die erste Rechnung raus.
Man muss nicht zwingend Programmierer sein oder einen akademischen Grad haben, um als IT-Selbstständiger erfolgreich zu sein. Als IT-Administrator sollte man sich seiner Skills bewusst sein und - natürlich - gute Leistung erbringen. Gerade im Bereich der Informationstechnologie punktet die Erfahrung vor dem Titel.
Die Basis bietet eine gute Kalkulation mit anstehenden Investitionen, wobei diese um einiges geringer sind als in vielen anderen Branchen, sowie der Aufbau von Soft- und Verhandlungsskills. Mitunter kann hier ein Coaching helfen.
Wenn die ersten Aufträge hereinkommen und die Arbeit beginnt, ist das ein sehr erfüllendes Gefühl, das auch stolz macht. Schließlich hat man sich selbst etwas aufgebaut.
Der Weg zum freien IT-Admin ist nicht gerade leicht und kurz. Bis ich mich endgültig dazu durchgerungen habe (Stichwort: Horrorszenarien mit leerem Kühlschrank), vergingen bei mir zwei Jahre. Aber als der Entschluss stand und ich alles an Bürokratie erledigt hatte, war das erste Projekt innerhalb eines Monats da.
Die Tätigkeit als IT-Selbstständiger bietet enorme Möglichkeiten in der persönlichen Entwicklung. Ich selbst bin froh, diesen Weg gegangen zu sein, und freue mich auf weitere Jahre, in denen ich als freier IT-Admin tätig sein darf.
Aaron Siller ist gelernter Fachinformatiker für Systemintegration und blickt auf einige Jahre Erfahrung als IT-Selbstständiger zurück. Sein technologischer Schwerpunkt liegt dabei auf den Microsoft-Cloud-Technologien wie Microsoft 365, Intune und Azure. Als siller.consulting betreuen er und seine Partner Endkunden auf dem Weg in die Microsoft Cloud. Alle Trainings von Aaron Siller in der Golem Karrierewelt findest du auf seiner Trainer-Seite.