EU-Entgelttransparenzrichtlinie: Was Unternehmen ab 2026 konkret erwartet
Ab Juni 2026 müssen Unternehmen in der EU Gehaltsspannen offenlegen, Gender-Pay-Gaps berichten und Vergütungsentscheidungen objektiv begründen können. Was die EU-Entgelttransparenzrichtlinie konkret bedeutet und wie sich Unternehmen jetzt vorbereiten sollten.
Ab Juni 2026 müssen EU-Unternehmen Gehaltsspannen offenlegen, Entgeltberichte erstellen und geschlechtsneutrale Vergütungsentscheidungen nachweisen.
Die Richtlinie gilt für Unternehmen ab 100 Beschäftigten und ersetzt nationale Alleingänge – mit Auskunftspflicht, Berichtspflicht und Beweislastumkehr bei Diskriminierung.
Gehaltstransparenz wird zur Führungsaufgabe: HR-Teams, Compensation-Spezialisten und Führungskräfte müssen Prozesse, Kommunikation und Datenqualität neu aufstellen.
Mit der EU-Entgelttransparenzrichtlinie 2023/970 soll eine grundlegende Veränderung der Vergütungspraxis europäischer Unternehmen erreicht werden. Bis 7. Juni 2026 müssen alle Mitgliedstaaten die Vorgaben in nationales Recht überführen. In Deutschland arbeitet seit Juli 2025 eine elfköpfige Kommission aus Sozialpartnern und Fachleuten an Umsetzungsvorschlägen, die bis Ende Oktober 2025 vorliegen sollen.
Die Richtlinie zielt darauf ab, das geschlechtsspezifische Lohngefälle systematisch zu reduzieren, und gilt für Unternehmen ab 100 Beschäftigten. Anders als das deutsche Entgelttransparenzgesetz von 2017, das sich primär an größere Organisationen richtete, erweitert die EU-Regelung sowohl den Kreis betroffener Unternehmen als auch die Anforderungen deutlich.
Zentrale Änderungen gegenüber bestehendem Recht
Die Richtlinie verschärft bestehende Regelungen in mehreren Bereichen. Unternehmen müssen künftig Gehaltsspannen oder Einstiegsgehälter bereits in Stellenanzeigen oder spätestens vor Vertragsabschluss offenlegen. Die Frage nach der bisherigen Vergütung von Bewerbern wird unzulässig. Dieser Schritt soll verhindern, dass historische Gehaltsunterschiede perpetuiert werden.
Der individuelle Auskunftsanspruch von Beschäftigten wird von bisherigen Unternehmensgrößen-Schwellen entkoppelt. Arbeitgeber müssen schriftlich und fristsicher Auskunft über Vergleichsentgelte erteilen, wobei auch variable Vergütungsbestandteile einzubeziehen sind. Jährlich sind Mitarbeiter über diesen Auskunftsanspruch zu informieren.
Entgeltfestsetzung und -entwicklung müssen auf objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien basieren und nachvollziehbar dokumentiert werden. Subjektive Faktoren wie "Bauchgefühl" oder reines Verhandlungsgeschick sind keine zulässigen Begründungen mehr für Gehaltsdifferenzen. Bei nachgewiesener Entgeltdiskriminierung besteht Anspruch auf Entschädigung, und Mitgliedstaaten müssen abschreckende Sanktionen inklusive Geldbußen vorsehen.
Geheimhaltungsklauseln zu Gehaltsangaben in Arbeitsverträgen werden ab 2026 unzulässig. Beschäftigte dürfen ihre Vergütung offenlegen, was den Informationsaustausch über Gehälter ermöglicht und Ungleichheiten sichtbarer macht.
Die 5-Prozent-Schwelle und Berichtspflichten
Die Pflicht zur Gender-Pay-Gap-Berichterstattung wird gestaffelt eingeführt. Ab 100 Beschäftigten besteht eine Meldepflicht, wobei größere Unternehmen zunächst starten und mittelgroße Unternehmen in Intervallen folgen.
Besondere Bedeutung hat die 5-Prozent-Schwelle: Liegt in einer Vergleichsgruppe ein nicht erklärbarer Entgeltunterschied von mindestens 5 Prozent vor, ist eine gemeinsame Entgeltbewertung mit Arbeitnehmervertretungen verpflichtend. Diese muss eine Ursachenanalyse und einen Maßnahmenplan umfassen. Erfolgt innerhalb von sechs Monaten keine Korrektur, greifen weitere Pflichten und Sanktionsrisiken.
Für die ersten Berichte im Jahr 2027 müssen die Daten des Jahres 2026 vollständig und strukturiert vorliegen – aufgeschlüsselt nach Geschlecht, Kategorie gleicher oder gleichwertiger Arbeit, fixen und variablen Vergütungsbestandteilen sowie Zulagen.
Praktische Auswirkungen auf den Arbeitsalltag
Die Richtlinie verändert nicht nur formale Prozesse, sondern die tägliche Zusammenarbeit auf mehreren Ebenen.
Für Beschäftigte bedeutet die Regelung einen Zugewinn an Information und Verhandlungsmacht. Sie erhalten das Recht, durchschnittliche Vergütungsniveaus für ihre Tätigkeitskategorie geschlechtsspezifisch aufgeschlüsselt zu erfragen. Wenn eine Mitarbeiterin feststellt, dass ihre Vergütung deutlich unter der in einer Stellenausschreibung für eine vergleichbare Position genannten Spanne liegt, kann sie dies konkret ansprechen. Solche Gespräche erfordern von Arbeitgebern fundierte, nachvollziehbare Antworten.
Führungskräfte stehen vor einer neuen Rechenschaftspflicht. Gehaltsentscheidungen müssen anhand objektiver Faktoren wie Aufgabenumfang, Leistung und interner Gehaltsbänder begründbar sein. Pauschale Antworten reichen nicht mehr aus. Unternehmen müssen Führungskräfte darin schulen, faktisch und konsistent über Vergütung zu sprechen – sonst drohen Vertrauensverlust und Fluktuation.
HR-Verantwortliche übernehmen eine Coaching-Funktion für faire Vergütungsentscheidungen. Sie müssen Führungskräfte vor Gehaltsrunden beraten, durch Vergütungsrichtlinien führen und potenzielle Verzerrungen in Entscheidungen identifizieren. HR-Businesspartner führen Vorabprüfungen durch, um Gehaltsanpassungen zu identifizieren, die nicht mit den Richtlinien übereinstimmen. Es geht darum, bewusste, vertretbare Entscheidungen zu fördern und Fairness in alltägliche Praktiken einzubetten.
Compensation- und Pay-Equity-Teams erhalten eine deutlich sichtbarere Rolle. Sie müssen Einstufungssysteme entwickeln, Analysen durchführen und Korrekturmaßnahmen anleiten. Dashboards, die unerklärliche geschlechtsspezifische Gehaltsdifferenzen nach Position zeigen, werden zu zentralen Werkzeugen. Wenn eine Gehaltserhöhung vorgeschlagen wird, sollte sofort erkennbar sein, wie diese in interne Pay-Equity-Modelle passt. In einer Umgebung, in der Beschäftigte fragen können: "Warum werde ich so bezahlt?", sind glaubwürdige, datengestützte Antworten unerlässlich.
Die Unternehmensleitung muss Transparenz und Fairness aktiv vorleben. Das bedeutet, klare Pay-Equity-Ziele zu setzen, in Tools und Schulungen zu investieren und offen über Vergütungsstrukturen und -kriterien zu sprechen. Wenn Führung in diesen Bemühungen sichtbar ist, wird Gehaltstransparenz zu einem geteilten Wert statt nur zu einer rechtlichen Verpflichtung.
Mythen und Fakten zur Umsetzung
Mehrere Missverständnisse kursieren über die konkreten Anforderungen der Richtlinie.
Gehaltszahlen in Stellenanzeigen: Unternehmen müssen keine exakte Gehaltszahl nennen. Eine realistische Gehaltsspanne genügt, die nicht zwingend direkt in der Anzeige stehen muss – sie kann auch im frühen Bewerbungsprozess kommuniziert werden, etwa beim Erstkontakt oder beim Zugang zum Bewerbungsportal. Diese Flexibilität ermöglicht es, auf unterschiedliche Qualifikationen einzugehen, während Bewerbende dennoch Orientierung für realistische Erwartungen erhalten.
Betroffene Unternehmensgrößen: Die Berichtspflichten gelten für Unternehmen ab 100 Beschäftigten, nicht nur für Konzerne. Auch viele mittlere Unternehmen müssen Gehaltsinformationen offenlegen und Berichte zur Entgeltgleichheit erstellen. Frühe Vorbereitung mit skalierbaren Prozessen zahlt sich aus und verbessert die Position im Wettbewerb um Talente.
Geschlechtsneutralität: Die Richtlinie zielt auf geschlechtsneutrale Entgeltgleichheit für alle Geschlechter ab, nicht nur zwischen Frauen und Männern. Auch nichtbinäre Personen sind eingeschlossen. Geschlechtsneutrale Sprache in Stellenanzeigen und interner Kommunikation unterstützt dieses Ziel.
Proaktive Gehaltsoffenlegung: Unternehmen müssen nicht alle Einzelgehälter von sich aus offenlegen. Die Auskunftspflicht gilt auf Anfrage der Beschäftigten, bei Unternehmen mit mindestens 200 Beschäftigten. Individuelle Gehälter bleiben vertraulich, es sei denn, die Person entscheidet sich für eine Offenlegung. Gehaltsspannen in Stellenanzeigen schaffen Klarheit für Bewerbende, ohne die Privatsphäre bestehender Mitarbeiter zu verletzen.
Auswirkungen auf Recruiting und Employer Branding
Die Transparenzpflichten verändern den Recruitingprozess erheblich. Unternehmen, die frühzeitig Gehaltsinformationen bereitstellen, reduzieren Unsicherheiten, senken die Absprungrate im Bewerbungsprozess und erhöhen die Qualität der Bewerbungen. Laut Stepstone nehmen 86 Prozent der Jobsucher potenzielle Arbeitgeber besser wahr und bewerben sich eher, wenn konkrete Gehaltsangaben gemacht werden.
Alle Recruitingkanäle – von Jobbörsen über Karriereseiten bis zu mobilen Bewerbungsoptionen – müssen auf eine einheitliche, transparente Kommunikation vorbereitet sein. Eine konsequent gelebte Gehaltstransparenz stärkt die Arbeitgebermarke und signalisiert Fairness, Professionalität und Wertschätzung.
Konkrete Anforderungen an Unternehmensstrukturen
Job-Architektur und Bewertungssysteme
Transparente Vergütung benötigt einheitliche Rollenprofile, Grades oder Levels und bewertbare Kriterien wie Verantwortung, Fachkenntnis, Komplexität und Einfluss. Anerkannte Bewertungsmethoden wie das Genfer Schema und dokumentierte Zuordnungs- und Fortschrittsregeln sind empfehlenswert.
Ein pragmatischer Einstieg umfasst: Erstellung eines Rolleninventars durch Konsolidierung von Ist-Profilen, Definition eines Bewertungsrasters (beispielsweise 0–3 je Kriterium), Ableitung von Salary Bands mit Bandbreite, Midpoint und Progressionslogik sowie Festlegung der Governance (wer entscheidet, wer dokumentiert, wer prüft).
Datenqualität und Reporting-Fähigkeit
Für Berichte ab 2027 müssen die Daten des Jahres 2026 vollständig und strukturiert vorliegen. Ohne saubere Referenzdaten ist ein 5-Prozent-Check nicht belastbar. Minimalanforderungen umfassen: Harmonisierung der Stammdaten (Stelle, Grade, Standort, Arbeitszeitmodell), Trennung der Vergütungsbestandteile (Fix, Zielbonus, gezahlte Boni oder Provisionen, Zulagen), Definition und Versionierung von Vergleichsgruppen sowie revisionssichere Dokumentation von Entscheidungsgrundlagen und Ausnahmen mit sachlicher Begründung.
Prozesse für Auskunftsansprüche
Unternehmen müssen Zuständigkeiten und Service-Level-Agreements (SLA) klären, Antworten sind binnen zwei Monaten zu erteilen. Standardantwortformate inklusive Vergleichsentgelt und variablen Bestandteilen sollten vorbereitet werden. In kleinen Teams mit Risiko der Re-Identifizierbarkeit muss die Auskunftsfähigkeit gegebenenfalls über die Arbeitnehmervertretung oder Aufsichtsstellen sichergestellt werden.
Stellenanzeigen und Recruitingprozesse
Gehaltsspanne oder Einstiegsgehalt sind in Anzeigen zu nennen, Kriterien und Entwicklungspfade knapp zu erläutern. Fragen zur bisherigen Vergütungshistorie sind im Prozess unzulässig. Interne Benchmarks sollten regelmäßig aktualisiert werden, beispielsweise anhand von Gehaltsreports.
Umgang mit typischen Spannungsfeldern
Historische Gehaltsunterschiede aus alten Verhandlungsergebnissen führen oft zu Spreizungen. Rechtskonforme Korrekturen gelingen besser schrittweise – etwa durch priorisierte Korrekturrunden, Zielkorridore je Band und klare Übergangsregeln. Strukturelle Anpassungen benötigen Budget und Zeitplanung.
Kleine Vergleichsgruppen mit zwei bis drei Rolleninhabern erhöhen das Risiko der Re-Identifizierbarkeit. Hier sollten Prozesse für indirekte Auskunft über Vertretungen oder Aufsicht etabliert werden.
Teamdynamiken können belastet werden, wobei Konflikte häufig weniger über absolute Gehaltshöhen als über fehlende Begründungen entstehen. Leitfäden für Führungskräfte sollten Kriterien, Karrierepfade und Beispiele enthalten. Schulungen zielen auf konsistente Kommunikation ab.
Implementierungsfahrplan bis Mitte 2026
Q4/2025 – Status prüfen: Durchführung einer Dateninventur und erster Gap-Analysen (bereinigt und unbereinigt), Auswahl eines Pilotbereichs, Definition von Kategorien gleicher oder gleichwertiger Arbeit sowie Adressierung von Risiken und Quick Wins sowie Ausreißern über 5 Prozent.
Q1-Q2/2026 – Struktur aufbauen: Finalisierung der Job-Architektur, Beschluss von Salary Bands je Grade, Aufsetzen des Auskunftsprozesses mit SLA und Vorlagen sowie der Reportingstrecke, Umstellung der Stellenanzeigen auf Spannen und Transparenz.
Q2-Q3/2026 – Kommunikation und Tests: Erstellung von Infopaketen für Angestellte, Betriebsrat und Führungskräfte, Durchführung von Dry-Runs mit fiktiven Auskunftsfällen und Testreports nach EU-Logik, finale Anpassungen für Go-live im Juni 2026.
Praxisbeispiele
Innogames in Deutschland veröffentlicht Salary Bands zur Orientierung nach Erfahrungslevel, was höhere Planbarkeit in Verhandlungen schafft. Buffer in den USA hat Gehaltsformeln vollständig offengelegt – Verhandlungen entfallen, Vergleichbarkeit ist hoch. Im Schweizer Mittelstand fördern regelmäßige interne Berichte und offener Umgang mit Spannen die Akzeptanz, erfordern aber hohen Kommunikationsaufwand.
Diese Beispiele zeigen: Klare Regeln und konsistente Kommunikation erhöhen die Akzeptanz, der Implementierungsaufwand bleibt jedoch substanziell.
Technische und kulturelle Herausforderungen
Die Umsetzung erfordert technische und kulturelle Anpassungen. HR-Systeme müssen verlässliche Gehaltsdaten erfassen, analysieren und berichten können. Klare Zuständigkeiten für Reporting, Kommunikation und Datenschutz sind zu definieren.
Datenschutz spielt eine zentrale Rolle. Mehr Transparenz darf nicht zu unbedachter Offenlegung sensibler Informationen führen. Unternehmen sollten frühzeitig prüfen, wie sie Auskunfts- und Berichtspflichten datenschutzkonform umsetzen. Digitale Personalakten mit klarer Rollen- und Rechtevergabe stellen sicher, dass nur autorisierte Personen auf Gehaltsinformationen zugreifen können und keine veralteten Daten verwendet werden.
Gehaltstransparenz ist auch eine Frage der Haltung. Eine offene, vertrauensvolle Unternehmenskultur bildet die Grundlage dafür, dass Transparenz als Teil moderner Arbeitswelt verstanden wird, nicht als Risiko.
Strategische Argumente für frühzeitige Vorbereitung
Objektivierte Kriterien reduzieren zufällige oder inkonsistente Einzelfallerhöhungen und erleichtern die Budgetsteuerung. Mit Beweislastumkehr und Sanktionsrahmen steigt das Compliance-Risiko, wenn Strukturen oder Begründungen fehlen.
Der empfohlene Ansatz lautet: Start small, think big. Lieber jetzt mit einer klaren Gehaltsspanne und einfachem Reporting starten, als im Jahr 2026 unter Druck. So entsteht schrittweise eine transparente Unternehmenskultur, die langfristig überzeugt.
Checkliste für die Betriebsbereitschaft
- Gender-Pay-Gap (bereinigt und unbereinigt) berechnet und dokumentiert
- Rolleninventar, Job-Architektur und Grades/Levels definiert
- Salary-Bands mit objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien hinterlegt
- Vergleichsgruppen und 5-Prozent-Checks technisch auswertbar
- Auskunftsprozess mit SLA (2 Monate), Vorlagen und Datenschutz geprüft
- jährliche Information an Angestellte fest eingeplant
- Stellenanzeigen auf Gehaltsspannen und Kriterien umgestellt
- Führungskräfte in Kommunikation und Begründungssystematik geschult
- Budget und Zeitpfad für strukturelle Korrekturen beschlossen
- interne und externe Reporting-Strecke (Daten aus 2026) vorbereitet
Compliance ist der Ausgangspunkt – die Chance liegt darin, einen kulturellen Wandel anzustoßen. Organisationen, die nicht nur Gehaltsspannen veröffentlichen, sondern Führungskräfte schulen, Beschäftigte befähigen und Systeme aufbauen, die faire, konsistente und datengestützte Gehaltsentscheidungen unterstützen, werden langfristig profitieren. Transparenz bedeutet nicht, Entscheidungen offenzulegen, sondern dahinterzustehen.
Weiterführende Informationen:
- Richtlinie (EU) 2023/970 – Volltext
- Überblick Pay-Transparenz des Rats der EU
- Allgemeine Informationen vom Bundesministerium für Bildung, Familien, Senioren, Frauen und Jugend
- Instrumente zur Prüfung der Entgeltgleichheit
- HR-Wissen zur Transparenz und Recruitingeffekte
- Überblick zu Umsetzungsempfehlungen und Bewertungsmethoden
Bild: Freepik.com
Frequently Asked Questions (FAQ):
Was ist das Ziel der EU-Entgelttransparenzrichtlinie?
Sie soll das geschlechtsspezifische Lohngefälle in der EU reduzieren, indem Vergütungssysteme objektiv, nachvollziehbar und diskriminierungsfrei gestaltet werden.
Für welche Unternehmen gilt die Richtlinie?
Für alle Unternehmen mit mindestens 100 Beschäftigten. Die Berichtspflichten werden gestaffelt eingeführt – größere Unternehmen beginnen, kleinere folgen in Intervallen.
Welche Informationen müssen offengelegt werden?
Unternehmen müssen Gehaltsspannen oder Einstiegsgehälter in Stellenanzeigen oder spätestens vor Vertragsabschluss nennen, Auskunft über Vergleichsentgelte geben und regelmäßig über Gender-Pay-Gaps berichten.
Was bedeutet die 5-Prozent-Schwelle?
Weicht das Entgelt zwischen Beschäftigten gleicher oder gleichwertiger Arbeit um mehr als 5 Prozent ab und ist dies nicht erklärbar, müssen Arbeitgeber gemeinsam mit Arbeitnehmervertretungen eine Entgeltbewertung und Korrekturmaßnahmen durchführen.
Wie verändert sich der Recruiting-Prozess?
Gehaltsangaben werden obligatorisch – Bewerbende sehen früh, was sie erwarten können. Unternehmen, die transparent kommunizieren, stärken ihre Glaubwürdigkeit und Employer Brand.
Was sind die größten Herausforderungen für Unternehmen?
Saubere Datenbasis, konsistente Rollenprofile und nachvollziehbare Kriterien. Fehlende Dokumentation oder intransparente Gehaltsentscheidungen bergen künftig ein erhebliches Compliance-Risiko.
Wie sollten Unternehmen sich vorbereiten?
Jetzt mit Dateninventur, internen Gehaltsanalysen und der Definition von Salary Bands beginnen. Führungskräfte schulen, HR-Prozesse anpassen und Reportingstrecken aufbauen – so lassen sich spätere Bußgelder vermeiden.
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