Das Programm ist auch bei 4Scotty im Einsatz, mit einem eigenen "Onboarding"-Wiki. "Da schreibt jeder seine Erfahrungen auf, damit der Nächste davon profitieren kann", sagt Schleuthner. Eine Erkenntnis: Lange Zeit blieben noch Informationsgräben im Team - wer im Tech-Bereich startete, wusste nicht, was im Marketing passiert.

Die Einarbeitung aus der Ferne bleibt anspruchsvoll. Das US-Softwareunternehmen Gitlab, das mit seinen etwa 800 Mitarbeitern weltweit komplett auf Büros verzichtet, hat jeden einzelnen Prozess in einem 5.000 Seiten starken Handbuch hinterlegt. Neue Angestellte erhalten zum Start eine Checkliste mit bis zu 200 Mini-Aufgaben, um sich mit der Firma vertraut zu machen. Dennoch sei das Onboarding "die schwerste Aufgabe des Remote-Arbeitens", sagt Darren Murph, Head of Remote bei Gitlab.

Kommunikation ist King

Diese Herausforderung spüren zahlreiche Unternehmen. Gerade im IT-Umfeld sind viele Firmen stolz auf ihre Kultur - über den Bildschirm lässt sie sich jedoch deutlich schwieriger transportieren. Sorgen, dass die Account-Managerin an den Systemen des E-Commerce-Spezialisten scheitert, hatte Omikron nicht. "Wir haben uns eher gefragt, wie wir den Spirit transportieren können", sagt Franzke. "Normalerweise grüßen sich bei uns schon alle am Empfang."

Bei TCS etwa ist das nach den ersten zwei Remote-Onboarding-Phasen indirekt spürbar: Die Zufriedenheit der Kollegen hätte sich nicht messbar verschlechtert, betont Manager Karcher. Zahlreiche Nachfragen der neuen Angestellten kommen jedoch jetzt bei der Organisatorin des Onboardings an.

Normalerweise würden diese Themen im Kollegenkreis geklärt - sei es beim Hotelfrühstück bei einem Projekt oder beim Feierabendbier. "Nach der offiziellen Veranstaltung sitzt man jetzt nicht mehr zusammen, sondern jeder für sich in seinem Wohnzimmer", so Karcher. "Das Soziale ist das, wo wir nachlegen müssen."

In kleinerem Maßstab beschäftigt sich auch Personalvermittler Schleuthner mit dieser Herausforderung. Sein zwölfköpfiges Team arbeitet ebenfalls überwiegend remote. Für seine Firma hat er eigene Zoom-Räume aufgesetzt: Im Watercooler sollen sich die Mitarbeiter zufällig virtuell über den Weg laufen, zum gemeinsamen Lunch trifft man sich ebenso digital. Seine Erfahrung, gerade in der Startphase: "Man kann nicht überkommunizieren."

Ein Mentor für neue Mitarbeiter

Doch gerade für neue Mitarbeiter ist das oft eine Überwindung: Schon fachlich tauchen ständig Nachfragen auf - nerven will niemand. Das Abgucken von Arbeitsweisen oder Prozessen fällt auf die Distanz jedoch meistens aus. Die Herangehensweise in vielen Unternehmen: Eine erfahrene Kollegin steht als Patin oder Mentorin parat, um genau in solchen Momenten zu helfen.

Omikron etwa wählt dafür bewusst einen Kollegen aus einer anderen Abteilung aus. "Da soll es auch um Fragen unabhängig vom Fachlichen gehen", sagt Personalleiterin Franzke.

Dieses Modell hat sich im Büro-Alltag bewährt. Gerade virtuell kann der Pate über stetiges Anpingen aber besonders gut signalisieren: Ich helfe dir und freue mich über deine Fragen. "Ohne ein solches Modell fühlt man sich als neuer Mitarbeiter im Homeoffice wie auf einer verlassenen Insel", sagt Personalvermittler Schleuthner.

Gitlab teilt neuen Mitarbeitern für die ersten vier Wochen einen "Onboarding-Buddy" zu - als Eins-zu-eins-Kontakt, wie Murph sagt. Zur Aufgabe des Begleiters gehören auch die Verabredungen mit anderen Kollegen zu digitalem Mittagessen oder Kaffeepause. 4Scotty setzt dabei gerade zum Start auf eine stetige bildliche Verbindung von Beginner und Pate: "Die sind ständig miteinander verzoomt - in der ersten Woche ist das eine Standleitung", sagt Schleuthner.